All articles

Zmiany w benefitach firmy

Czasy przed pandemią wypełniały imprezy firmowe, spotkania bezpośrednio w biurze, imprezy grillowe na tarasie/ogrodzie i inne wyjątkowe wydarzenia w ciągu roku. Na tej podstawie, obok obowiązków administracyjnych, HR managerowie stali się wewnętrznymi ,,event managerami,,. Wydarzenia te po części powoli wracają do życia zawodowego, ale istnieją różne ,,benefity,, firmowe, które na stałe zagościły w naszym życiu i nie zostaną anulowane.

Mówimy o upominkach, premiach i bonach do wynagrodzeń obejmujących kulturę, sport czy zdrowie i wielu innych, których kluczowe funkcje polegają na tym że są aktywnościami i nie są połączone z miejscem pracy. Menedżerowie HR i pracownicy, wszyscy czerpią korzyści z tej zmiany środowiska po pracy. Menedżerowie HR nie są zmuszeni utrzymywać niektórych benefitów i pracownicy mogą wybrać opcję, z której korzystają najbardziej.

Benefity te stwarzają jednak nowy rodzaj problemów – zmniejszają zaangażowanie pracowników w kulturę firmy. Ludzie się nie znają zadobrze i spędzają ze sobą znacznie mniej czasu, a te korzyści sprawiają, że problem jest jeszcze większy. Co może z tym zrobić menedżer HR? Jak wyeliminować ten negatywny wpływ?

Pracownicy muszą wiedzieć, że firma dba o nich

Według badania Dell Technologies Gen Z: Future is coming, 38 procent Respondentów chce pracować w organizacji, która poważnie traktuje problemy społeczne i środowiskowe.*

Życie firmy i korzyści muszą być dostosowane do tego odkrycia. Przestań kłaść nacisk na elastyczny czas pracy i regularne biuro w domu jako korzyści dla firmy. To już standard, a nowe pokolenie (choć świadomość ta rozkwitła już u milenialsów) bardziej dba o kulturę firmy, wartości i podejście do odpowiedzialności społecznej i zarządzania zespołem. I tak, nawet jeśli pracują w domu.

Rekomendujemy organizowanie działań CSR w ramach czasu pracy lub umożliwienie pracownikom udziału w działaniach wolontariackich w dni robocze.

Jeśli firma raportuje jakieś wartości, głównym wzorem dla jej zastosowania powinien być właściciel firmy, najwyższe kierownictwo i dział HR. Dobrym przykładem jest klucz, kierownik HR nie może prosić współpracowników o noszenie masek na twarz w biurze, jeśli sam tego nie robi. Problem z reputacją odzwierciedlający tę logikę pojawił się ostatnio w Apple. Rozpoczęli kampanię na temat elastyczności pracy i tego, jak ich produkty pomagają firmom w zapewnianiu pracownikom elastyczności, której potrzebują. Ale jednocześnie Apple poprosił swoich pracowników, aby wrócili do swoich biurek w ostatnich miesiącach.

Ludzie pamiętają każdą krzywdę, jaka im się przytrafia, a to na bardzo długo zaszkodzi reputacji pracodawcy.

Jak więc komunikować i wzmacniać wartości i życie firmy, aby pracownicy mogli czuć się dobrowolnie zaangażowani?

Uprość życie pracowników, ale zwiększ zaangażowanie

Jak to osiągnąć? Kluczowym problemem jest dystrybucja świadczeń. Nowości, a także podstawy dotyczące benefitów i życia firmy powinny być odpowiednio komunikowane i udostępniane w jak najprostszy sposób.

TULIP – chmura do zarządzania benefitami i eventami

Organizowanie korzyści i wydarzeń firmowych można zautomatyzować i uprościć, przenosząc te procesy na platformę chmurową.

Moduły benefitowe i eventowe TULIP zostały zaprojektowane przez informatyków we współpracy ze specjalistami HR, dzięki czemu idealnie spełniają potrzeby działów HR. Moduły upraszczają zarządzanie korzyściami i wydarzeniami, rozwiązując następujące problemy:

1. Więcej dostępnych przedziałów czasowych

Dotyczy to masaży biurowych, szkoleń grupowych lub warsztatów z ograniczoną liczbą uczestników. W TULIP menedżer HR tworzy listę dostępnych przedziałów czasowych, a pracownicy po prostu wybierają te, które mają się zalogować. Jeśli istnieją limity liczby uczestników, mogą wpisać się na listę oczekujących.

2. Więcej opcji dla jednego benefitu

Czy zapewniacie pracownikom zmienne benefity? Czy mają możliwość wyboru korzyści z listy, podczas gdy inne nie są dostępne w wybranym czasie? Można to również rozwiązać w TULIP. W systemie jest prosta funkcja, która w przypadku świadczeń zmiennych natychmiast dezaktywuje inne świadczenia po wybraniu przez pracownika tego, z którego chce skorzystać.

3. Funkcja administracyjna dla HR

Dział HR może w pełni kontrolować kategorie wydarzeń, tagi oraz liczbę uczestników. Pracownik widzi dostępne wydarzenia i korzyści bezpośrednio na koncie TULIP, a menedżer HR może pracować z raportami w czasie rzeczywistym.

Chcesz zarządzać korzyściami i wydarzeniami firmy w chmurze? Spotkajmy się na sesję demonstracyjną!

Metody pomiaru satysfakcji pracowników

Jak możesz mierzyć zadowolenie pracowników z różnych czynników, takich jak stanowisko pracy, zadania w pracy, wyniki firmy, wartości i inne?

Istnieją klasyczne, oldschoolowe sposoby: regularne kwestionariusze satysfakcji i wywiady. Ale to podejście ocenia tylko subiektywne odczucia i wyniki pracownika, a nie ogólny przegląd.

Jeśli firma wymaga ogólnych wyników zadowolenia pracowników, istnieją nowe sposoby pomiaru.

Sociorating wyznacza międzynarodowy standard pomiaru warunków społecznych w organizacjach. Metodologia umożliwia porównywanie organizacji niezależnie od wielkości i sektora przemysłowego. Wykorzystują platformę internetową do pomiaru poziomu innowacyjności, zaufania, identyfikacji, satysfakcji i odpowiedzialności w organizacjach. SocioRating pomaga przewidzieć długoterminową wartość organizacji, jej trwałość i wpływ na społeczeństwo. Więcej informacji o tej metodzie: https://www.sociorating.org/.

Podsumowując metody zwiększania zaangażowania pracowników:

• Zapewnij świadczenia, których naprawdę wymaga się od pracowników
• Pracuj i żyj zgodnie ze swoimi deklarowanymi wartościami
• Wdrażaj działania CSR do czasu pracy
• Komunikuj życie firmy różnymi kanałami i rób to wielokrotnie
• Zdigitalizuj procesy firmy do chmury
• Mierz satysfakcję pracowników, oceniaj i pracuj z zebranymi danymi

Moduł zarządzania podróżami służbowymi cieszy się dużą popularnością wśród naszych klientów. Pomaga w prawidłowym planowaniu, zarządzaniu i rozliczaniu podróży służbowych. Proces jest w pełni zautomatyzowany i zapewnia kontrole legislacyjne. To ogromna pomoc zarówno dla pracowników, jak i odpowiedzialnych działów (HR, finansów) przy niepopularnych, ale niezbędnych zadaniach.

Moduł zarządzania podróżami służbowymi jest teraz dostępny na świecie w wersji 2.0 z ulepszonymi dawnymi funkcjami, nowymi funkcjonalnościami, przepływami procesu pracy i uwzględniając legislacją dla 4 krajów – Polski, Słowacji, Czech i Rumunii.

Co zapewnia zarządzanie podróżami służbowymi 2.0?

• Zautomatyzowane obliczenia rozliczeń bezpośrednio w TULIP
• Kalkulacja w czasie rzeczywistym przy uwzględnieniu kursów walut
• Szybka elastyczność zmian legislacyjnych
• Pracownik może zobaczyć wyniki rozliczenia natychmiast po wprowadzeniu kosztów podróży
• Moduł pozwala na ustawienie formy podróży służbowej i przepływu pracy według preferencji klienta
• Lista samochodów firmowych i prywatnych
• W pełni objęte ustawodawstwem Polski, Słowacji, Czech i Rumunii (inne kraje wkrótce pojawią się na Twoje prośby).

Jesteś przytłoczony podróżami służbowymi w twojej firmie? TULIP pomoże ci z procesem automatyzacji dzięki przyjaznemu chmurowemu systemowy z integralną legislacją prawną.

Pozwól swoim współpracownikom zdigitalizować wszystkie procesy związane z planowaniem podróży służbowych i zautomatyzować rozliczanie podróży.

Jednorazowa digitalizacja archiwum dokumentów HR

Celem tego projektu była jednorazowa digitalizacja ogromnej liczby dokumentów osobistych w wielu formach (umowy o pracę, poprawki, akty urodzenia, potwierdzenie pobytu). Łączna liczba dokumentów wyniosła 50 000 i liczyła 150 000 stron. Klient zatrudnia ponad 7 000 pracowników, w tym obcokrajowców. Celem była całkowita digitalizacja dokumentów osobowych pracowników i dodanie ich cyfrowych wersji do ESS w TULIP. Mogą uzyskać do nich dostęp w dowolnym momencie w TULIP bez konieczności kontaktu z działem HR. Projekt ten nie wymagał wyodrębniania danych pełno tekstowych i sprawdzania poprawności wielu pól. Wyodrębniliśmy niektóre pola, takie jak imię, nazwisko lub data urodzenia. Bardzo ważne było prawidłowe wyodrębnienie tych danych. Projekt nie zakończył się jednorazową digitalizacją archiwum. Digitalizujemy dokumenty co miesiąc, co miesiąc tworzymy 1 000 nowych dokumentów.

Ten projekt nie był trudny ze względu na przetwarzanie dokumentów – były one dostępne i nie było presji czasu – mieliśmy na to miesiące.

Na czym polegało podejście do cyfryzacji i jakie problemy musieliśmy rozwiązać?

Jednym z pierwszych problemów była kwestia miejsca digitalizacji. Ponieważ dane w dokumentach były sprawą prywatną, nie było sposobu, aby zrobić to w zwykły sposób – wysyłając je do naszego centrum skanowania. Skanowalibyśmy je szybciej i wygodniej, ale transfer musiałby być regularny lub musielibyśmy wynająć ciężarówkę. Ryzyko tego rodzaju transferu było zbyt wysokie. Postanowiliśmy więc zeskanować dokumenty w siedzibie klienta. Wyeliminowaliśmy ryzyko, straciliśmy jednak komfort i nie mogliśmy korzystać z technologii w centrum skanowania w Brnie. W siedzibie klienta musieliśmy zbudować tymczasowe centrum skanowania, a to nie było łatwe. Było tam naprawdę mało miejsca dla 5 osób, komputerów, skanerów i dokumentów. Dodatkowo lokale klienta znajdują się w większej liczbie budynków i miasteczek. Nawet połączenie z ich sieciami i infrastrukturą jest trudne. Ostatecznie wszystkie zadania zostały pomyślnie wykonane. Ten przykład pokazuje, że nawet pierwsza faza projektu może potrwać miesiące.

Podczas przygotowywania nowego centrum skanowania dokonano modyfikacji oprogramowania – takich jak maska ekstrakcyjna lub podłączenie do ESS TULIP, dzięki czemu mogliśmy automatycznie przesyłać zeskanowane dokumenty. Podpisaliśmy umowy NDA, a klient również zrobił swoje – musiał sprawdzić i wybrać dokumenty. Po sfinalizowaniu wszystkich tych zadań udało nam się rozpocząć digitalizację.

W procesie przypisywaliśmy dokumenty do pracownika, a po digitalizacji i ekstrakcji danych dokumenty zostały przesłane do ESS do elektronicznego folderu pracownika. Jednak podczas digitalizacji foldery nie były dostępne dla pracowników, klient zażądał dostępności na końcu procesu. Proces ten nie miał znaczących komplikacji; byliśmy jednak zaskoczeni liczbą dokumentów, które zostały dodane do digitalizacji w trakcie procesu. Pierwsza szacowana liczba 100 wzrosła do ponad 3 500, co zajęło znacznie więcej czasu na digitalizację niż oczekiwano.

Jaki jest wynik obu podejść do cyfryzacji?

Oba badania są dobrymi przykładami udanej digitalizacji bez ukrywania żadnych problemów. Jak mogłeś przeczytać, proces digitalizacji dokumentów można podejść na wiele sposobów, zależy to od Twoich oczekiwań, rodzaju dokumentu lub celów. Twój dostawca powinien być Twoim partnerem, który doprowadzi Cię do najlepszego rozwiązania.

Authors