All articles

Nowoczesne systemy rejestracji czasu pracy często są dostosowane do konkretnych branż lub grup branż, aby zapewniać im pełne wsparcie. Dlatego nie można polegać wyłącznie na rekomendacji kogoś, kto używa systemu w innym typie działalności — może się bowiem okazać, że nie spełni on wymagań Twoich pracowników i działu HR.

Jakie więc są specyfiki poszczególnych branż i jaki system ewidencji czasu pracy będzie dla nich odpowiedni?

Sektor finansowy

W bankach i innych instytucjach finansowych część pracowników wykonuje pracę w standardowym systemie zmianowym (8 godzin dziennie, najczęściej w centrali). Dla tej grupy można wybierać spośród szerokiej gamy systemów, ponieważ większość z nich bez problemu obsługuje stabilne warunki pracy zgodne z przepisami prawa pracy.

Jednak znacząca część pracowników sektora finansowego pracuje w tzw. call center — działach, które muszą być dostępne przez dłuższy czas w ciągu dnia, często także w weekendy czy nocą. Takie centra charakteryzują się nieregularnym czasem pracy, a przepisy nakładają obowiązek zapewnienia tzw. przerwy bezpieczeństwa — co dwie godziny, wliczanej do czasu pracy i trwającej do 10 minut*.

W bankowości występuje również dyżur domowy, czyli tzw. „on-call”. Taki czas jest wcześniej zaplanowany, ma określone limity i – w momencie, gdy pracownik zostanie wezwany – przekształca się w nadgodziny. Ponieważ czas dyżurowania i nadgodziny wpływają na wynagrodzenie, niezbędna jest rzetelna rejestracja obecności. Nowoczesne systemy – szczególnie te w chmurze – wspierają takie scenariusze zgodnie z obowiązującym prawem.

Specyficznym obszarem, zwłaszcza w dużych instytucjach bankowych, są oddziały terenowe. Obowiązują w nich szczególne hierarchie zatwierdzania obecności, a pracownicy często pracują w systemie dwuzmianowym, również w weekendy. Choć planowanie pracy w oddziałach nie wymaga aż takiej elastyczności jak np. w handlu detalicznym, to nadal konieczne jest przestrzeganie przepisów dotyczących przerw, dodatków i innych regulacji.

Ochrona zdrowia

Ochrona zdrowia to jedna z najbardziej złożonych branż pod względem ewidencji czasu pracy. Występują tu niemal wszystkie możliwe formy zatrudnienia i harmonogramy: zmiany, dyżury, godziny nadliczbowe, gotowość do pracy, zastępstwa między oddziałami, nie zawsze pod nadzorem bezpośredniego przełożonego.

Obecnie zaawansowane systemy ewidencji pozwalają na szczegółowe planowanie pracy — według oddziałów, zespołów, nawet z rocznym wyprzedzeniem. Można oznaczyć pracowników pełniących kluczowe funkcje (np. anestezjologów, pielęgniarki, radiologów, osoby znające języki obce), by zapewnić ich obecność w odpowiednim czasie. Takie funkcjonalności nie są jednak standardem w podstawowych systemach.

Placówki medyczne zatrudniają również pracowników niemedycznych — ekonomistów, sprzątaczy, ochroniarzy, portierów — którzy wymagają innych rozwiązań. Dla wielu z nich bardziej odpowiednie są klasyczne systemy rejestracji przy użyciu kart zbliżeniowych. Wdrożenie jednolitego systemu dla całej placówki nie jest więc automatyczne — często potrzebne są dwa równoległe rozwiązania: nowoczesna platforma w chmurze do planowania i absencji, oraz tradycyjny terminal do rejestracji wejść i wyjść. Oba mogą być zintegrowane i współdzielić dane wejściowe.

Takie projekty są bardziej kosztowne. A ponieważ wiele placówek ochrony zdrowia działa w strukturach państwowych lub samorządowych, ograniczenia budżetowe mogą utrudniać modernizację procesów. Dlatego to właśnie prywatne podmioty są najczęściej liderami we wdrażaniu nowych technologii.

Wniosek? Kluczowa jest elastyczność systemu — musi on obsłużyć wszystkie możliwe scenariusze. Trzeba też pamiętać, że poziom kompetencji cyfrowych wśród personelu jest zróżnicowany, co wpływa na oczekiwania względem intuicyjności systemu.

Przedsiębiorstwa produkcyjne

W zakładach produkcyjnych wyzwania są podobne jak w ochronie zdrowia. Występuje tu kilka grup pracowników. Pracownicy biurowi coraz częściej nie korzystają z fizycznych terminali i pracują zdalnie, co wymaga nowoczesnego systemu opartego na chmurze.

Największą grupę stanowi jednak personel produkcyjny, którego liczba jest często bardzo duża, a rotacja wysoka. Znajomość wszystkich pracowników osobiście i opieranie się na zaufaniu jest niewystarczające.

Dlatego rekomenduje się system hybrydowy — część pracowników monitorowana jest w trybie tzw. negatywnej obecności (ewidencja jedynie nieobecności i wyjątków), a część w trybie pozytywnej obecności (dokładne rejestrowanie wejść i czasu pracy). W praktyce oznacza to często konieczność wdrożenia dwóch różnych systemów.

Zazwyczaj planowaniem zajmują się kierownicy zmian, a pracownicy rejestrują się przez terminale. Dla kadry zarządzającej istotne są funkcje monitorowania odchyleń od planu, alerty o braku rejestracji wejścia i podobne.

System ewidencji jako element bezpieczeństwa

Bezpieczeństwo to jeden z głównych argumentów przy modernizacji procesów. Przejście na rozwiązania chmurowe wymaga zmiany sposobu myślenia — od fizycznych kontroli (jak terminale wejściowe) do mniej widocznych, ale skuteczniejszych rozwiązań cyfrowych. Pracownicy nie widzą działania systemu, który w tle nalicza uprawnienia, rozlicza czas pracy i zapewnia zgodność z przepisami. Co najważniejsze – systemy te eliminują błędy i ograniczają nieuprawniony dostęp.

Obecnie pracownicy powinni ufać takim systemom tak samo, jak ufają smartfonom, e-sklepom czy e-mailowi.

Przy wyborze systemu rejestracji czasu pracy koniecznie zaangażuj dział IT. Jeśli firma nie ma wewnętrznych specjalistów, warto zatrudnić zewnętrznego eksperta. Doświadczona osoba szybko oceni, czy dostawca poważnie traktuje kwestie bezpieczeństwa.

Nie trzeba jednak wpadać w panikę — większość dostawców to firmy rzetelne. Warto pytać o międzynarodowe certyfikaty, testy penetracyjne, wsparcie techniczne oraz lokalizację przechowywanych danych. Pozytywne referencje od dużych klientów międzynarodowych to dobry sygnał.

W praktyce rozwiązania chmurowe zapewniają większe bezpieczeństwo niż lokalne systemy. Dla dostawców chmurowych bezpieczeństwo jest kluczowym elementem modelu biznesowego — jedno naruszenie może zniszczyć ich reputację. Dlatego inwestują ogromne środki w ochronę. Zadaj sobie pytanie: ile Ty zainwestowałeś w bezpieczeństwo swojego IT w ostatnim roku?

Zmiany legislacyjne sprzyjają chmurze i pracy zdalnej

Praca zdalna, kiedyś uznawana za benefit, od czasu pandemii COVID-19 została przez Unię Europejską uregulowana jako standardowa forma zatrudnienia. Lokalne przepisy w całej UE zostały dostosowane, co wpływa również na konieczność rejestracji obecności i zwiększa zapotrzebowanie na systemy chmurowe.

Rejestrowanie obecności na miejscu staje się przestarzałe w wielu branżach. Trend ten rozpoczął się około pięć lat temu i nawet konserwatywne firmy zaczęły się adaptować — jeśli chcą utrzymać wysokiej jakości pracowników.

Clocking in on-site is becoming obsolete in many sectors. This trend started about five years ago during the pandemic and even conservative companies are adapting — if they want to retain high-quality employees.

* Przepisy różnią się w zależności od kraju.

Narzędzia cyfrowe są tylko tak dobre, jak infrastruktura, na której się opierają

Niezależnie od tego, który obszar działalności chcemy zautomatyzować lub jaki system wdrażamy, jedno pozostaje niezmienne: musi działać — płynnie i niezawodnie.

Oczywiście, każda nowa implementacja wiąże się z drobnymi błędami i wyzwaniami. Jeśli jednak problemy są szybko i transparentnie rozwiązywane, zespoły pozostają zaangażowane i wyrozumiałe. Prawdziwe trudności zaczynają się wtedy, gdy podstawowe funkcje przestają działać — i nikt ich nie naprawia.

Wyobraźmy sobie wdrożenie nowej platformy HR, z której pracownicy nie mogą się zalogować lub która działa bardzo wolno. Albo częstszy przypadek — zdalny dostęp do systemu opartego na chmurze, który jest niestabilny z powodu problemów z łącznością. Gdy użytkownicy doświadczają opóźnień, przerw w działaniu czy niskiej wydajności, poziom frustracji rośnie, a każde innowacyjne rozwiązanie oparte na tak kruchych podstawach jest skazane na porażkę.

Przypadek z życia: kosztowna lekcja w rumuńskim magazynie

W jednym z moich wcześniejszych projektów wdrażaliśmy nowoczesny system skanowania w centrum dystrybucyjnym w Rumunii. Celem było zastąpienie ręcznego śledzenia zapasów — prowadzonego na papierze i w Excelu — nowoczesnym rozwiązaniem działającym w czasie rzeczywistym z użyciem przenośnych skanerów. Biznesowy argument był mocny, a klient zainwestował znaczne środki.

System miał wskazywać pracownikom lokalizację produktów, statusy palet i śledzić numery seryjne. Przeszkoliliśmy kluczowych pracowników i zaplanowaliśmy inwentaryzację na weekend. Demo przebiegło bezbłędnie — wszystko zapowiadało się znakomicie.

Jednak dziesięć minut po rozpoczęciu inwentaryzacji sytuacja zaczęła się komplikować. W miarę jak pracownicy oddalali się od frontowej części magazynu, sygnał Wi-Fi słabł — aż całkowicie zanikł. System stał się bezużyteczny. Nie przewidzieliśmy, że zasięg sieci kończył się na pierwszych sektorach magazynu.

Efekt? Inwentaryzacja ręczna, doraźne zatrudnienie dodatkowych osób i poważne załamanie zaufania. Choć problem techniczny został ostatecznie rozwiązany, szkody były już wyrządzone. Klient poniósł dodatkowe koszty infrastrukturalne, a zaufanie pracowników do systemu drastycznie spadło.

Wniosek był prosty: jeśli infrastruktura nie jest stabilna i solidna, nawet najbardziej zaawansowane narzędzia cyfrowe zawiodą. A raz utracone zaufanie pracowników bardzo trudno odbudować.

Nie śpiesz się z zakupem nowych systemów — najpierw zoptymalizuj to, co masz

Częstym błędem jest pogoń za złożonymi, kosztownymi rozwiązaniami, podczas gdy prostsze i tańsze ulepszenia mogłyby przynieść większą wartość.

W wielu przypadkach firmy już dysponują odpowiednimi narzędziami — tyle że są one niewykorzystywane. Zamiast inwestować w nową platformę do integracji danych, kilka dobrze napisanych makr w Excelu mogłoby zautomatyzować ręczne wprowadzanie danych. Może nie wygląda to imponująco na urządzeniach mobilnych i nie robi takiego „efektu wow” — ale działa. I to bardzo dobrze.

Pracownicy często trzymają się przestarzałych metod, bo „zawsze tak to robiliśmy”. Nie zdają sobie sprawy, że to, co pięć lat temu było niemożliwe, dziś można osiągnąć kilkoma kliknięciami. Zanim zainwestujesz w nowe technologie, zatrzymaj się na moment i przeanalizuj obecne procesy. Zaangażuj osobę z zewnątrz, która spojrzy świeżym okiem, zada kilka prostych pytań i prześledzi przebieg pracy. Może się okazać, że to, co dziś zajmuje dwa dni, da się skrócić do kilku godzin — przy minimalnych nakładach.

Nowe cyfrowe zagrożenia w nieoczekiwanych miejscach

Gotowość operacyjna to jedno — ale cyfrowe bezpieczeństwo rozwija się w zawrotnym tempie, a wraz z nim pojawiają się nowe zagrożenia w miejscach, które dotąd nie budziły obaw.

Weźmy na przykład firmowe pojazdy. Świetnie, że mają GPS, zdalny dostęp i funkcje „connected”. Ale co się stanie, gdy te systemy zostaną zhakowane?

Pojawiły się już przypadki, w których luki w aplikacjach takich jak Kia Connect umożliwiały przejęcie kontroli nad pojazdem w kilka sekund. Volkswagen doświadczył wycieku danych, w którym ujawniono historię użytkowania samochodów elektrycznych — wraz z dokładnymi lokalizacjami parkowania.

A teraz wyobraź sobie konkurencję przechwytującą Twoje dane logistyczne lub zdalnie ingerującą w Twoją flotę. Choć może to brzmieć jak science fiction, pokazuje szerszy problem: bezpieczeństwo informacji nie ogranicza się już do tradycyjnych systemów IT. Czas przemyśleć strategie testów penetracyjnych i objąć nimi także te zasoby, które wcześniej uznawano za „poza zakresem” — jak choćby pojazdy zintegrowane z siecią.

Podsumowanie

Jeśli planujesz rozpocząć lub rozwinąć cyfrową transformację swojej organizacji, pamiętaj o trzech zasadach:

• Zacznij od fundamentów IT. Żadne narzędzie nie zadziała na niestabilnej infrastrukturze.

• Kwestionuj dotychczasowe założenia. Być może proste, niskokosztowe zmiany przyniosą największy efekt.

• Zachowaj czujność wobec nowych zagrożeń. Transformacja cyfrowa to nie tylko szansa, ale i nowe podatności — niektóre z nich mogą nadal pozostawać niezauważone.

Strategiczne i pragmatyczne podejście do cyfryzacji pozwala nie tylko uniknąć kosztownych błędów, ale przede wszystkim buduje systemy, którym ludzie ufają i z których chcą korzystać.

Na początek – czym właściwie jest praca hybrydowa? To model, w którym pracownicy dzielą swój czas między pracę zdalną (home office) a obecność w biurze. Jego struktura różni się w zależności od potrzeb firmy i preferencji pracowników.

Dziś tam, gdzie jest to możliwe, praca hybrydowa staje się standardem. I nie ulega wątpliwości, że to technologia umożliwiła jej powstanie – nie tylko jako udogodnienie, lecz wręcz jako fundament. Szczególnie kluczową rolę odgrywa tutaj chmura obliczeniowa.

Ale w jaki sposób cyfryzacja oparta na chmurze konkretnie wspiera HR? Czy istnieją sytuacje, w których cyfryzacja może mieć wady? I jak organizacje mogą wyważyć potrzeby różnych działów i poziomów zarządzania?

Kluczowe narzędzia cyfrowe dla efektywnego środowiska pracy hybrydowej

Jak wspomniano wcześniej, technologia chmurowa nie tylko umożliwiła rozwój pracy hybrydowej, ale doprowadziła też do powstania kompletnych cyfrowych środowisk pracy. Nie chodzi już tylko o cyfryzację pojedynczych procesów, ale o stworzenie spójnego i zintegrowanego ekosystemu pracy online.

Rozwiązania typu cyfrowe biuro – takie jak Microsoft Teams, powszechnie stosowane w nowoczesnych firmach – są dziś centralnym punktem tej transformacji. Równanie jest proste: im bardziej rozwinięta przestrzeń cyfrowa, tym efektywniejsza i bardziej produktywna praca hybrydowa – na wszystkich szczeblach organizacji.

Cyfrowe biuro to nie tylko wirtualne stanowiska pracy (maile, kalendarze online), ale również kluczowe funkcje operacyjne, jak rejestracja czasu pracy w chmurze czy zgodność z przepisami, które w modelu hybrydowym również muszą być dostępne cyfrowo.

Formalne procesy HR w chmurze: od onboardingu po zgodność z przepisami

A co z formalnymi procesami HR? W przeciwieństwie do ogólnych narzędzi pracy, procesy HR oddziałują na różne grupy pracowników w różny sposób. Firmy powinny dokładnie przeanalizować, które procesy kadrowo-administracyjne warto cyfryzować w pierwszej kolejności.

Niektóre z nich przynoszą korzyści głównie zespołom HR i mają ograniczoną wartość dla samych pracowników. W takich przypadkach decyzja o inwestycji w cyfryzację zależy od tego, czy uzyskane oszczędności operacyjne i czasowe są warte poniesionych kosztów.

Jednak jeśli procesy HR w chmurze wspierają podejmowanie decyzji przez menedżerów (np. poprzez narzędzia business intelligence) lub przynoszą realne korzyści wszystkim pracownikom (np. rejestracja obecności, rozliczenia podatkowe), największym wyzwaniem staje się często nie koszt, a opór przed zmianą i potrzeba płynnego przejścia na nowe rozwiązania.

Jak zatem zachęcić pracowników do korzystania z cyfrowych narzędzi? Najlepiej zacząć od pierwszego kontaktu z firmą – czyli onboarding. Choć niektórzy mogą uważać, że cyfryzacja onboardingu to korzyść tylko dla działu HR i kilku nowych osób, w rzeczywistości to kluczowy krok w budowaniu nowoczesnego środowiska pracy i rozwijaniu kultury „digital-first”.

Najważniejsze wnioski: wpływ cyfryzacji HR na pracę hybrydową

Dzięki przemyślanej cyfryzacji HR, organizacje mogą w pełni wykorzystać potencjał pracy hybrydowej i stworzyć środowisko pracy przyszłości – bardziej zwinne, efektywne i gotowe na kolejne wyzwania.

Rekrutacja oparta na AI

Dla firm z dużą liczbą pracowników lub wysoką rotacją, sztuczna inteligencja może być ogromnym wsparciem – oszczędzającym czas i zasoby.

AI już dziś przeprowadza rozmowy kwalifikacyjne za pomocą różnego rodzaju chatbotów. Szczególnie dobrze sprawdza się na stanowiskach, na które aplikuje wielu kandydatów, a ocena oparta jest na jasnych, obiektywnych kryteriach – jak np. umiejętności programistyczne czy znajomość języków obcych. W takich przypadkach AI działa bardzo sprawnie i precyzyjnie, skutecznie identyfikując kandydatów spełniających wymagania – co czyni ją idealnym narzędziem do pierwszych etapów rekrutacji.

Podobnie AI może wspierać pozyskiwanie kandydatów – przeszukując portale rekrutacyjne (np. LinkedIn, lokalne serwisy pracy), identyfikując odpowiednie osoby, kontaktując się z nimi, planując rozmowy i nawet przeprowadzając pierwszy etap wywiadów.

AI w całym cyklu życia pracownika

Rekrutacja to tylko jedno z zastosowań AI w HR. Co z onboardingiem, wstępnym przeszkoleniem, szkoleniami BHP i testami wstępnymi? Już dziś istnieją narzędzia wspierane przez sztuczną inteligencję, które umożliwiają prawie pełną automatyzację procesu zatrudnienia i wdrożenia nowego pracownika.

A co z dalszą ścieżką pracownika w firmie? Tutaj również AI może pomóc. Szkolenia okresowe, oceny pracownicze czy testy (np. zgodności z normami ISO) to obszary, w których technologia już działa. Teoretycznie AI mogłaby dziś znaleźć kandydata, przeprowadzić rozmowę, ocenić go… a nawet go zwolnić.

Czy to oznacza, że AI może całkowicie zastąpić specjalistów HR? Oczywiście nie. To spore uproszczenie. AI nadal nie posiada ludzkiej intuicji i inteligencji emocjonalnej – a te są kluczowe przy budowaniu zespołów i tzw. „chemii między ludźmi”. Doświadczeni specjaliści HR z wyczuciem do ludzi radzą sobie z tym znacznie lepiej. Mimo to, to właśnie w tych miękkich obszarach AI jest obecnie najczęściej wykorzystywana.

Gdzie AI w HR jeszcze nie dotarła?

Podczas gdy AI najczęściej stosuje się w zadaniach wymagających interakcji z człowiekiem, istnieją mniej widoczne obszary, w których jej zastosowanie mogłoby przynieść jeszcze większe korzyści.

Przykład? Obsługa płac, weryfikacja danych, przygotowywanie składników wynagrodzeń. W wielu firmach dział HR nadal ręcznie zbiera i zestawia dane płacowe z różnych źródeł i systemów, tworząc z nich arkusze kalkulacyjne do dalszych obliczeń i korekt. To powtarzalna, „maszynowa” praca, która często prowadzi do błędów, wymagających później korekt, dopłat i ponownego raportowania.

Nieco ironiczne jest to, że AI i uczenie maszynowe częściej wykorzystuje się w HR tam, gdzie potrzebny jest kontakt z człowiekiem, jak w rekrutacji czy ocenach pracowników, a zadania czysto administracyjne, które są oparte na danych i mogłyby być w pełni zautomatyzowane, pozostają w cieniu. Tymczasem to one mogłyby przynieść najwięcej realnych usprawnień.

To się jednak wkrótce zmieni. Nowoczesne, inteligentne narzędzie oparte na AI może stać się przełomem, który zautomatyzuje właśnie te żmudne, powtarzalne zadania w HR. Dzięki temu specjaliści HR będą mogli w pełni skupić się na tym, co najważniejsze – budowaniu relacji między pracownikami a firmą. Czego, mimo wszystkich zdolności, sztuczna inteligencja nadal nie potrafi naprawdę odwzorować.