W wyniku bardzo wymagających przepisów prawnych oraz częstych i błyskawicznie wdrażanych zmian w ustawodawstwie, obsługa płacowa stała się niezwykle złożoną agendą. Nie każda firma posiada zasoby, by prowadzić ją wewnętrznie. Które obszary warto powierzyć firmom outsourcingowym, a które – dzięki usługom doradczym – można skutecznie realizować samodzielnie?
Poza samym przetwarzaniem list płac, firmy outsourcingowe zwykle oferują również wsparcie w obszarze kadr: zarządzanie aktami osobowymi, przygotowywanie dokumentacji kadrowej i doradztwo personalne. Takie firmy monitorują za Ciebie zmiany w przepisach, utrzymują oprogramowanie płacowe, naliczają wynagrodzenia, dystrybuują paski płacowe, świadczą usługi wsparcia dla pracowników oraz przygotowują raporty dostosowane do potrzeb działu HR. Oczywiście wszystko to odbywa się przy zachowaniu najwyższych standardów ochrony danych osobowych i firmowych.
Firma outsourcingowa odpowiada również za ciągłość świadczenia usług oraz za terminową i zgodną z przepisami realizację obowiązków wobec pracowników i instytucji państwowych.
Zakres typowych usług outsourcingu płac obejmuje:
-
Miesięczne przetwarzanie listy płac (wymiana dokumentów płacowych, naliczanie wynagrodzeń i podatków, potrącenia z pensji, archiwizacja dokumentacji płacowej, obliczanie wypłat netto i wynagrodzeń poza cyklem)
-
Raporty płacowe (wszystkie obowiązkowe raporty dla instytucji, raporty statystyczne do GUS, roczne rozliczenia podatkowe oraz raporty dostosowane do indywidualnych potrzeb klienta)
-
Obsługa dokumentacji kadrowej (zgłoszenia nowo zatrudnionych do ZUS, wyrejestrowania pracowników, formularze ubezpieczeń emerytalnych, potwierdzenia dla dochodów podlegających opodatkowaniu, naliczanie stażu pracy, wystawianie zaświadczeń dla pracowników do różnych celów)
-
Obsługa premii i dodatków (ubezpieczenia zdrowotne i na życie, programy emerytalne, urlopy wypoczynkowe, chorobowe, macierzyńskie)
-
Reprezentacja przed urzędami (kontakt z instytucjami państwowymi, również w przypadku kontroli podatkowych lub kontroli PIP)
-
Dodatkowo outsourcing płac to także szereg usług komplementarnych, takich jak: Dystrybucja pasków płacowych, Doradztwo podatkowe i z zakresu prawa pracy (przygotowywanie dokumentacji kadrowej, doradztwo w zakresie RODO, zatrudniania cudzoziemców, opodatkowania świadczeń niepieniężnych, zwolnień grupowych, opracowywania regulaminów firmowych i wiele więcej).
Czy wystarczy ci doradztwo płacowe i podatkowe?
Jeśli prowadzisz już ustabilizowaną firmę z pełnym działem kadr i płac, nie musisz obawiać się o jakość naliczania wynagrodzeń. Jednak śledzenie zmian w przepisach i szybkie ich wdrażanie może stanowić wyzwanie. Jeśli dział sam zgłasza, że nie radzi sobie z tym zakresem obowiązków, warto rozważyć wsparcie zewnętrzne – np. poprzez doradztwo od wyspecjalizowanych firm (często to te same firmy, które oferują outsourcing płacowy). Dzięki temu można uniknąć poważnych błędów, które mogłyby skutkować wysokimi karami podczas kontroli PIP.
TULIP Solutions nie świadczy usług płacowych, ale jesteśmy częścią Grupy Accace, która zrzesza ponad 800 ekspertów i miesięcznie przetwarza ponad 200 000 pasków płacowych. Klientami są głównie firmy średniej wielkości oraz międzynarodowe korporacje z listy Fortune 500, działające w różnych sektorach. Procesy w Accace są audytowane pod kątem ciągłości biznesowej, bezpieczeństwa, jakości i zarządzania środowiskowego – zgodnie z globalnymi standardami ISO i ISAE.
Jeśli potrzebujesz wsparcia w zakresie płac, chętnie umówimy się na spotkanie i przygotujemy ofertę dopasowaną do twoich potrzeb.
CHCESZ WIEDZIEĆ WIĘCEJ?
Dołącz do naszego newslettera a najnowsze informacje trafią prosto do Twojej skrzynki odbiorczej.
