Prosty system ewidencji czasu pracy dla małych firm

Małe firmy zazwyczaj nie dysponują dużym kapitałem na inwestycje w rozwiązania wspierające zarządzanie. To właśnie w tym obszarze obserwuje się najmniejsze wsparcie finansowe – procesy wewnętrzne działają głównie dzięki zaangażowaniu i wielozadaniowości pracowników. Firmy na pierwszym miejscu inwestują w produkt i produkcję, następnie w sprzedaż i marketing, a dopiero później – w unowocześnianie procesów wewnętrznych.

Takie podejście jest w pełni zrozumiałe, jednak szkoda nie wykorzystywać potencjału, jaki daje cyfryzacja. Procesy wewnętrzne mają ogromny wpływ na pracowników, dlatego jeśli firma stawia ich wysoko w hierarchii wartości, powinna jak najszybciej postawić na modernizację i cyfryzację operacyjną. Jak to zrobić?

Cyfryzacja procesów wewnętrznych i nowoczesne rozwiązania dla małych firm

Poza wynagrodzeniem, zakresem obowiązków i warunkami pracy, warto zadbać także o funkcjonalne procesy wewnętrzne oraz dostępność nowoczesnych narzędzi. Tak jak nie przekażemy pracownikom przestarzałych modeli telefonów czy komputerów, tak samo nie powinniśmy zmuszać ich do pracy z przestarzałymi narzędziami administracyjnymi.

Co warto zapewnić, niezależnie od wielkości firmy?

• Nowoczesny sposób udostępniania pasków płacowych (bez papieru)

• Platforma komunikacyjna – od grupy na WhatsAppie po Trello – nie bój się narzędzi, które ułatwiają współpracę (wymienione platformy są darmowe)

• Przede wszystkim – maksymalna cyfryzacja procesów kadrowych. Od czego zacząć? Od nowoczesnego systemu ewidencji czasu pracy.

Prosta ewidencja czasu pracy

System ewidencji czasu pracy dla małych firm powinien być przede wszystkim szybki, prosty i niedrogi. Masz kilku pracowników i musisz zgodnie z przepisami rejestrować ich obecność, ale Twój dział HR ma już nadmiar obowiązków?

Oczywiście, można to robić w Excelu, ale nie uzyskasz dzięki niemu:

• Zgodności z przepisami oraz ich automatycznej aktualizacji w razie zmian

• Powiadomień mailowych przy wnioskowaniu o nieobecność

• Automatycznego kopiowania urlopów i nieobecności do kalendarzy roboczych

• Zgodności z RODO – w Excelu wszyscy widzą wszystko, system ewidencji może filtrować dane i pokazywać poufne informacje tylko zainteresowanym osobom

• Eliminacji błędów w rejestracji

• Obsługi wielu języków i przepisów – jeśli zatrudniasz cudzoziemców, musisz mieć system obsługujący różne ustawodawstwa, umożliwiający zatwierdzanie z różnych krajów i dostępny w różnych językach

• Ochrony przed karami z inspekcji pracy za nieprawidłową ewidencję – system automatyczny nie pozwoli Ci przekroczyć wymaganych norm

• Dodatkowe korzyści HR: system ewidencji to nie tylko rejestracja obecności. Excel dostarczy tylko to, co samodzielnie do niego wprowadzisz. Twórcy nowoczesnych systemów stale rozwijają dodatkowe funkcje. Na naszej platformie TULIP możesz m.in. publikować paski płacowe, udostępniać regulaminy wewnętrzne i inne dokumenty, wymieniać dokumenty płacowe z biurem rachunkowym, obliczać uprawnienia do diet i wiele więcej.

To wszystko oferuje system ewidencji czasu pracy – nawet ten prosty, dedykowany małym firmom. Eksport danych do oprogramowania kadrowo-płacowego to standard. Co więcej – jest to solidna podstawa do rozwoju firmy. Nie musisz zmieniać systemu nawet przy dynamicznym wzroście. Wprost przeciwnie – wtedy pojawi się wiele nowych wyzwań, a to jedno będziesz mieć już rozwiązane. Możesz ich uniknąć, inwestując wcześniej w prosty system ewidencji czasu pracy, nawet przy niewielkiej liczbie pracowników.

Darmowy system ewidencji czasu pracy?

Tak, Excel jest darmowy. Nie – nowoczesny system ewidencji czasu pracy, dopasowany do wymogów prawnych, estetyczny i intuicyjny także na urządzeniach mobilnych, darmowy już nie jest. Ktoś musi go bowiem aktualizować, rozwijać i zarządzać jego funkcjonalnościami. Dlatego koszty systemu znajdują odzwierciedlenie w cenie dla klienta.

Ceny zaczynają się od kilku euro za pracownika miesięcznie – co w porównaniu z wynagrodzeniem dodatkowego pracownika HR, który musiałby ręcznie wykonywać te zadania, stanowi znaczącą oszczędność.

Chcesz prosty system ewidencji czasu pracy w chmurze?
Poproś o niezobowiązującą prezentację demo rozwiązania TULIP SaaS – pokażemy Ci, jak może wyglądać system dopasowany do Twojej firmy: