Portal ESS. Co to jest i jak może pomóc twojej organizacji?

Czym są ESS i MSS?

Przyzwyczailiśmy się mówić o takim rozwiązaniu jako portal pracowniczy.

Główne cechy ESS

• Oprogramowanie oparte na przeglądarce internetowej lub w chmurze (Software as a Service – SaaS) – dostępne online

• Dostępność 24/7

• Wysoki poziom bezpieczeństwa dzięki logowaniu za pomocą nazwy użytkownika i hasła (lub – w niektórych przypadkach – biometrii)

• Możliwość edytowania danych na różnych poziomach dostępu – w zależności od przyznanych uprawnień

ESS zapewnia scentralizowaną i efektywną platformę komunikacyjną dla wszystkich oddziałów firmy, niezależnie od ich lokalizacji geograficznej.

Zazwyczaj jest to oprogramowanie działające w przeglądarce i wspierane przez chmurę, co oznacza, że może natychmiast połączyć wszystkie poziomy hierarchii organizacyjnej – niezależnie od podziału administracyjnego czy geograficznego. To globalne narzędzie chmurowe eliminuje niedogodności związane ze strefami czasowymi – każdy pracownik może się zalogować i uzyskać potrzebne informacje, w dowolnym czasie i z dowolnej lokalizacji.

System ESS musi być przyjazny dla użytkownika i jednocześnie bardzo bezpieczny, ze względu na zawarte w nim dane osobowe. Nie ma powodów do obaw o bezpieczeństwo – systemy ESS są projektowane z dużą dbałością o prywatność i ochronę danych. Duży nacisk kładzie się na ścisłe prawa dostępu, polityki logowania, a wiele systemów może potwierdzić swoje bezpieczeństwo certyfikatami i dokumentacją (np. audyty ISO).

Co oferuje większość portali ESS?

Samoobsługa pracownicza (ESS) pozwala pracownikom samodzielnie realizować wiele zadań związanych z HR i pracą, które w przeciwnym razie musiałyby być wykonywane przez menedżera HR lub przełożonego.

Najlepsze funkcje ESS pozwalają:

• zmianę danych osobowych pracownika, takich jak adres, dane kontaktowe, numer konta bankowego

• przeglądanie informacji dotyczących wynagrodzeń oraz pobieranie pasków wypłat

• dostęp do podręczników pracowniczych i dokumentów z politykami/procedurami firmy

• (jeśli system posiada moduł RCP) składanie wniosków urlopowych, otrzymywanie zatwierdzeń i planowanie urlopów

• przechowywanie dokumentacji związanej ze stanowiskiem pracy (umowy, aneksy, listy sprzętu)

• zadawanie pytań za pośrednictwem funkcji „hotline”

• przegląd oferty benefitów i wydarzeń firmowych – często z możliwością zapisów

• zarządzanie podróżami służbowymi

Dzięki ESS pracownicy mają wszystkie te informacje w jednym systemie chmurowym. Umożliwia to automatyzację i usprawnienie procesów kadrowych.

Jakie korzyści daje ESS firmie i jej pracownikom na wszystkich szczeblach?

Korzyści dla pracownika:

• Większa samodzielność i oszczędność czasu
  Każdy członek organizacji jest w stanie – i zwykle preferuje – samodzielnie wykonywać zadania, które umożliwia ESS, co ogranicza konieczność kontaktu z działem administracji czy IT.

• Wygodna komunikacja i szybki dostęp do danych
  Użytkownik otrzymuje przyjazne narzędzie umożliwiające szybki kontakt i obsługę spraw kadrowych przez chmurę – 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Dzięki temu pracownik zyskuje kontrolę nad swoimi sprawami zawodowymi i odciąża dział HR.

• Bezpieczne przechowywanie dokumentów i lepsza współpraca zespołowa
  Dokumenty przechowywane w chmurze są bezpieczne, łatwo dostępne i można je współdzielić w zespole. Ułatwia to wspólną pracę na plikach, prowadzenie dyskusji, śledzenie zmian i podejmowanie szybszych, trafniejszych decyzji.

Korzyści dla menedżerów i działu HR

• MSS – samoobsługa menedżerska z dodatkowymi funkcjami
  MSS to wersja ESS dla menedżerów i HR. Umożliwia m.in. zatwierdzanie wniosków, przegląd raportów czy zarządzanie zespołem, co znacząco upraszcza codzienną pracę menedżera.

• Lepsza komunikacja z działem HR i innymi działami
  Jeśli pracownicy nie mogą samodzielnie zmieniać określonych danych, mogą wysyłać zapytania do działu HR poprzez system – również poza godzinami pracy. To oszczędza czas obu stron i zmniejsza liczbę maili lub kontaktów osobistych, które bywają nieefektywne lub naruszają prywatność (np. w sprawach płacowych).

• Bezpieczna i uporządkowana obsługa zapytań i wniosków
  Wszystkie zgłoszenia są archiwizowane w systemie chmurowym – można je rozwiązywać w dogodnym czasie, a nie pod presją spotkania czy wiadomości e-mail.

• Efektywne zarządzanie czasem pracy i obecnością
  Jeśli ESS zawiera moduł ewidencji czasu pracy, pracownicy i menedżerowie zyskują narzędzie do dokładnego śledzenia obecności. HR może wtedy delegować obowiązki związane z ewidencją, a jednocześnie otrzymuje rzetelne dane do naliczania wynagrodzeń. Warunkiem skuteczności jest zgodność systemu z lokalnymi przepisami i jego zdolność do automatycznej walidacji danych.

Korzyści dla samej firmy:

W ujęciu ogólnym, firma zaoszczędzi niezliczoną ilość godzin pracy administracyjnej, która często jest nieproduktywna i frustrująca dla personelu. Zmniejszenie liczby roboczogodzin, wzrost efektywności oraz dokładności danych oznacza oszczędności finansowe i ograniczenie liczby błędów ludzkich.

Obniżenie kosztów administracyjnych pozwala także tworzyć bardziej atrakcyjne oferty benefitów pracowniczych. ESS jest często częścią szerszych inicjatyw technologicznych, ponieważ dostarczany jest jako rozwiązanie SaaS przez zewnętrznych dostawców.

Podsumowując, najcenniejsze zalety systemów ESS i MSS to:

• oszczędność czasu – mniej godzin pracy

• oszczędność pieniędzy

• większa dokładność danych

• wyższa efektywność procesów

• mniej błędów ludzkich

• większa atrakcyjność pracodawcy dla obecnych i przyszłych pracowników

• przewaga konkurencyjna

• większe zaangażowanie i lojalność pracowników

• nadążanie za trendami cyfryzacji

• ograniczenie papierowej dokumentacji

Nasz własny portal ESS TULIP zapewnia wszystkie wymienione funkcje i umożliwia automatyczne i cyfrowe procesy w całej firmie bez względu na lokalizację. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o TULIP, jesteśmy tutaj, aby odpowiedzieć na wszystkie pytania.