Dlaczego warto wiedzieć więcej o samoobsługowych portalach pracowniczych i samoobsługowych dla menedżerów? Mogą one przynieść wykładnicze korzyści nie tylko dla działu HR, ale dla całej firmy, oszczędzając koszty i czas, redukując błędy ludzkie lub zwiększając dokładność i wydajność danych. Czytaj dalej, aby uzyskać szczegółowe informacje na temat portali ESS i MSS.
Czym są ESS i MSS?
ESS
skrót do samoobsługi pracowniczej. Jest to narzędzie internetowe służące do aktualizacji własnych danych związanych z pracą przez samych pracowników.
MSS
skrót do samoobsługi menedżera, jest to narzędzie internetowe używane przez menedżerów do uzyskiwania dostępu do raportów i zatwierdzania wniosków pracowniczych.
Przyzwyczailiśmy się mówić o takim rozwiązaniu jako portal pracowniczy.
Główne cechy ESS
- Oprogramowanie jako usługa oparta na sieci Web lub w chmurze(SaaS) – dostępna online
- Dostępne 24/7
- Wysoki poziom bezpieczeństwa dzięki dostępowi do nazwy użytkownika i hasła (lub, w niektórych przypadkach, biometrycznemu)
- Edytowalne dane na różnych poziomach dostępu – w oparciu o prawa dostępu
ESS zapewnia scentralizowaną i wydajną platformę komunikacyjną dla wszystkich oddziałów, bez względu na to, gdzie znajdują się geograficznie.
Zazwyczaj jest to oprogramowanie oparte na sieci Web, obsługiwane przez chmurę, co oznacza, że może natychmiast połączyć całą hierarchię organizacji, bez względu na to, jak bardzo są one oddzielone administracyjnie lub geograficznie. Jest to globalne narzędzie w chmurze, które eliminuje niedogodności związane ze strefami czasowymi, dzięki czemu każdy pracownik może zalogować się i uzyskać potrzebne informacje w dowolnym momencie z dowolnego miejsca.
Musi być przyjazny dla użytkownika i wysoce bezpieczny, ze względu na prywatne dane, które zawiera. Nie musisz się martwić o bezpieczeństwo danych. Systemy ESS są starannie projektowane z dbałością o prywatność i bezpieczeństwo. Koncentrują się na ścisłych prawach użytkownika, zasadach logowania, a wiele z nich może udowodnić swoje bezpieczeństwo za pomocą certyfikatów i innej dokumentacji (np.ISO audytów).
Co oferuje większość portali ESS?
Samoobsługa pracownicza pozwala pracownikom zająć się wieloma zadaniami związanymi z zasobami ludzkimi i pracą, które w przeciwnym razie musiałyby być wykonywane przez kierownika HR lub przełożonego.
Najlepsze funkcje ESS pozwalają:
- zmienić dane osobowe pracowników, takie jak adres, dane kontaktowe, konto bankowe
- wyświetlanie informacji o płacach, a nawet pobieranie pasków płacowych
- umożliwia dostęp do podręczników i wytycznych/dokumentów dotyczących polityki firmy
- jeśli system udostępnia sekcję T&A, ESS pozwala na składanie wniosków o urlop, otrzymywanie zatwierdzeń i planowanie urlopu
- przechowywać dokumentację związaną ze stanowiskiem pracy (umowa, aneksy, lista aktywów)
- zadawać pytania w funkcji „hotline”
- uzyskać przegląd korzyści i wydarzeń firmowych, zwykle z funkcją rejestracji
- zarządzać podróżami służbowymi
Dzięki ESS pracownicy mają wszystkie te informacje w jednym systemie chmurowym. Pozwala na automatyzację i usprawnienie zadań związanych z HR.
Jakie są korzyści z ESS dla firmy i jej pracowników na wszystkich poziomach?
Świadczenia dla pracownika:
Każdy członek organizacji jest zdolny i zazwyczaj woli wykonywać zadania, na które ESS pozwala mu samodzielnie, co wyeliminuje komunikację z administracją i personelem IT.
Dając pracownikowi przyjazne dla użytkownika narzędzie do wygodnej i szybkiej komunikacji za pośrednictwem chmury, stawia każdego pracownika w odpowiedzialności za własne samopoczucie. Staną się bardziej niezależnym i nieobciążonym działem HR, ponieważ wszystkie zadania mogą być wygodnie wykonywane z domu 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.
Posiadanie ważnych dokumentów w chmurze daje pracownikowi i zespołowi możliwość dzielenia się informacjami, prowadzenia dyskusji na temat arkusza roboczego, śledzenia zmian w dokumencie i wielu innych wspaniałych udogodnień do podejmowania szybszych i dokładniejszych decyzji.
Korzyści dla menedżerów i działu HR:
MSS to coś takiego samego jak ESS, ale z konta użytkownika menedżera / HR pozwala na więcej funkcji takie jak przepływy zatwierdzania i raportowanie które ułatwiają życie zawodowe menedżera.
Jeśli są jakieś zadania lub problemy, których pracownicy nie są upoważnieni bezpośrednio zmienić w ESS, wiele systemów pozwala pracownikom komunikować się elektronicznie z działem HR. Pracownicy mogą wysyłać wiadomości poza zwykłymi godzinami pracy, co oszczędza czas zarówno pracowników, jak i specjalistów ds. Zasobów ludzkich. Ta funkcja „infolinii” może być używana do komunikacji z innymi stronami firmy, takimi jak dział IT, płace lub dział finansowy. W ten sposób wyeliminujesz niepotrzebne wiadomości e-mail i kontakt twarzą w twarz, które są (w przypadku wiadomości e-mail) niebezpiecznymi narzędziami do komunikowania poufnych tematów, takich jak płace, lub (w przypadku twarzą w twarz) mogą być obciążeniem z nieodpowiednim czasem, który może odwrócić uwagę profesjonalistów od ich pracy. Mając żądania w systemie chmurowym, mogą wybrać odpowiedni czas na ich rozwiązanie.
Jeśli narzędzie ESS zapewnia funkcję zarządzania czasem i obecnością, pracownicy i menedżerowie zyskują rozwiązanie do prawidłowego zarządzania i nadzorowania ich obecności. Dział HR deleguje odpowiedzialność za prawidłową administrację obecnością na pracowników i otrzymuje dokładne dane do obliczania płac. Jest to ważne, jeśli system jest zgodny z lokalnymi przepisami i zapewnia zautomatyzowane kontrole i walidacje.
Korzyści dla samej firmy:
Ogólnie rzecz biorąc, firma zaoszczędzi swoim pracownikom administracyjnym niezliczony czas pracy przynoszącej efekt przeciwny do zamierzonego i niesatysfakcjonującej. Firma skróci czas pracy oraz zwiększy wydajność i dokładność danych. Przyniesie to oszczędność pieniędzy, jednocześnie zmniejszając błąd ludzki.
Zmniejszone koszty administracyjne z kolei uatrakcyjnią ofertę dodatkowych programów benefitów pracowniczych. Samoobsługa pracowników jest często elementem większych inicjatyw technologicznych, ponieważ jest dostarczana za pośrednictwem platform SaaS przez dostawców zewnętrznych.
Podsumowując, najcenniejsze zalety systemów ESS i MSS to:
- zaoszczędzony czas – skrócona liczba godzin pracy
- zaoszczędzone pieniądze
- zwiększona dokładność danych
- zwiększona wydajność
- zmniejszenie liczby błędów ludzkich
- zwiększona atrakcyjność pracodawcy dla pracowników i potencjalnych współpracowników
- przewaga konkurencyjna
- bardziej lojalni pracownicy dzięki większemu zaangażowaniu w życie firmy
- nadążanie za trendami cyfrowymi
- mniej formalności
Nie musisz się wahać przy podejmowaniu decyzji o wdrożeniu narzędzia ESS. Korzyści znacznie przewyższają koszty i inne zakładane wady, takie jak odporność starych pracowników na zmiany procesów.
Jeśli możemy udzielić Ci porady w procesie dostawcy, daj nam znać.
Nasz własny portal ESS TULIP zapewnia wszystkie wymienione funkcje i umożliwia automatyczne i cyfrowe procesy w całej firmie bez względu na lokalizację. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o TULIP, jesteśmy tutaj, aby odpowiedzieć na wszystkie pytania.
Bądź Na Bieżąco
Zapisz się do naszego newslettera, aby otrzymywać najnowsze wiadomości bezpośrednio do swojej skrzynki odbiorczej.
