Kluczem do udanej transformacji dokumentów w formę cyfrową są jakość, liczba i typ dokumentów. Możemy zademonstrować to stwierdzenie, opisując dwa z naszych studiów przypadku. Część pierwsza opisuje cyfrową transformację faktur, a część druga opisuje cyfrową transformację agendy HR. Są to również dwa podejścia do cyfryzacji – regularne i jednorazowe.
O regularnym procesie digitalizacji faktur można przeczytać w poprzednim wpisie na blogu.
Zobacz drugie podejście.
Jednorazowa digitalizacja archiwum dokumentów HR
Celem tego projektu była jednorazowa digitalizacja ogromnej liczby dokumentów osobistych w wielu formach (umowy o pracę, poprawki, akty urodzenia, potwierdzenie pobytu). Łączna liczba dokumentów wyniosła 50 000 i liczyła 150 000 stron. Klient zatrudnia ponad 7 000 pracowników, w tym obcokrajowców. Celem była całkowita digitalizacja dokumentów osobowych pracowników i dodanie ich cyfrowych wersji do ESS w TULIP. Mogą uzyskać do nich dostęp w dowolnym momencie w TULIP bez konieczności kontaktu z działem HR. Projekt ten nie wymagał wyodrębniania danych pełno tekstowych i sprawdzania poprawności wielu pól. Wyodrębniliśmy niektóre pola, takie jak imię, nazwisko lub data urodzenia. Bardzo ważne było prawidłowe wyodrębnienie tych danych. Projekt nie zakończył się jednorazową digitalizacją archiwum. Digitalizujemy dokumenty co miesiąc, co miesiąc tworzymy 1 000 nowych dokumentów.
Ten projekt nie był trudny ze względu na przetwarzanie dokumentów – były one dostępne i nie było presji czasu – mieliśmy na to miesiące.
Na czym polegało podejście do cyfryzacji i jakie problemy musieliśmy rozwiązać?
Jednym z pierwszych problemów była kwestia miejsca digitalizacji. Ponieważ dane w dokumentach były sprawą prywatną, nie było sposobu, aby zrobić to w zwykły sposób – wysyłając je do naszego centrum skanowania. Skanowalibyśmy je szybciej i wygodniej, ale transfer musiałby być regularny lub musielibyśmy wynająć ciężarówkę. Ryzyko tego rodzaju transferu było zbyt wysokie. Postanowiliśmy więc zeskanować dokumenty w siedzibie klienta. Wyeliminowaliśmy ryzyko, straciliśmy jednak komfort i nie mogliśmy korzystać z technologii w centrum skanowania w Brnie. W siedzibie klienta musieliśmy zbudować tymczasowe centrum skanowania, a to nie było łatwe. Było tam naprawdę mało miejsca dla 5 osób, komputerów, skanerów i dokumentów. Dodatkowo lokale klienta znajdują się w większej liczbie budynków i miasteczek. Nawet połączenie z ich sieciami i infrastrukturą jest trudne. Ostatecznie wszystkie zadania zostały pomyślnie wykonane. Ten przykład pokazuje, że nawet pierwsza faza projektu może potrwać miesiące.
Podczas przygotowywania nowego centrum skanowania dokonano modyfikacji oprogramowania – takich jak maska ekstrakcyjna lub podłączenie do ESS TULIP, dzięki czemu mogliśmy automatycznie przesyłać zeskanowane dokumenty. Podpisaliśmy umowy NDA, a klient również zrobił swoje – musiał sprawdzić i wybrać dokumenty. Po sfinalizowaniu wszystkich tych zadań udało nam się rozpocząć digitalizację.
W procesie przypisywaliśmy dokumenty do pracownika, a po digitalizacji i ekstrakcji danych dokumenty zostały przesłane do ESS do elektronicznego folderu pracownika. Jednak podczas digitalizacji foldery nie były dostępne dla pracowników, klient zażądał dostępności na końcu procesu. Proces ten nie miał znaczących komplikacji; byliśmy jednak zaskoczeni liczbą dokumentów, które zostały dodane do digitalizacji w trakcie procesu. Pierwsza szacowana liczba 100 wzrosła do ponad 3 500, co zajęło znacznie więcej czasu na digitalizację niż oczekiwano.
Największy problem? Sortowanie dokumentów
Ostatnim krokiem było sprawdzenie plików przesłanych do ESS. Na tym etapie dowiedzieliśmy się, że pliki nie były prawidłowo sortowane w fazie sortowania na początku współpracy. Na przykład dokumenty „Johna Doe”, urodzonego 1 kwietnia 1978 r., znajdowały się w teczce „Johna Doe”, urodzonego 23 października 1982 r. Wiele innych błędów było spowodowanych zmianą nazwiska po ślubie. Podczas fazy walidacji popełniono kilka innych błędów. Łączna liczba poprawnych dokumentów wyniosła 95%, ale wszystkie dokumenty zawierały dane osobowe, więc każdy błąd jest niedopuszczalny. Tak więc uzgodniony na początku proces dostarczania dokumentów pracownikom musiał zostać zmieniony.
Początkowo klient poprosił, aby pracownicy mieli całą swoją dokumentację dostępną w TULIP, aby zobaczyć ją w dowolnym momencie. Ponieważ jednak nadal istniało pewne ryzyko, że stare dokumenty nie zostały poprawnie posortowane, foldery nie są domyślnie dostępne automatycznie, ale każdy pracownik musi poprosić o pozwolenie. Menedżer HR sprawdza dokumenty w folderze po otrzymaniu żądania i jeśli wszystko jest w porządku, folder jest zatwierdzany, a system automatycznie pokazuje folder pracownikowi. Korzystając z tego dodatkowego etapu weryfikacji, zminimalizowaliśmy ryzyko błędów lub naruszenia zasad dotyczących prywatnych informacji.
Jaki jest wynik obu podejść do cyfryzacji?
Oba badania są dobrymi przykładami udanej digitalizacji bez ukrywania żadnych problemów. Jak mogłeś przeczytać, proces digitalizacji dokumentów można podejść na wiele sposobów, zależy to od Twoich oczekiwań, rodzaju dokumentu lub celów. Twój dostawca powinien być Twoim partnerem, który doprowadzi Cię do najlepszego rozwiązania.
CHCESZ WIEDZIEĆ WIĘCEJ?
Dołącz do naszego newslettera a najnowsze informacje trafią prosto do Twojej skrzynki odbiorczej.
Authors
VIKTOR MEČIAR
Managing Director
E-mail: viktor.meciar@tulipize.com
Tel.: +421 905 836 193
JÚLIA ĎURINOVÁ
Specialist – TULIP Accounting
E-mail: julia.durinova@tulipize.com
