Kluczem do udanej transformacji dokumentu do formularza cyfrowego są jakość, liczba i typ dokumentów. Możemy zademonstrować to stwierdzenie, opisując dwa z naszych studiów przypadku. Część pierwsza opisuje cyfrową transformację faktur, a część druga opisuje cyfrową transformację agendy HR. Są to również dwa podejścia do cyfryzacji – regularna i jednorazowa.
Regularny proces digitalizacji faktur
Klient ma ponad 100 podmiotów, które wymagają digitalizacji faktur i zamówień zakupu. Każdy dokument jest dodawany do przepływu pracy zatwierdzania w portalu TULIP. Mówimy o 25 000 dokumentów przetwarzanych miesięcznie. Wszystkie są wysyłane do naszego centrum skanowania w Brnie w nieustrukturyzowanym formacie – papierowym lub elektronicznym. Centrum skanowania digitalizuje dokumenty i wyodrębnia wszystkie dane.
W 2014 roku, na początku naszej współpracy, większość dokumentów miała formę papierową. W takich przypadkach klient musi liczyć się z niezbędnym sortowaniem dokumentów, dzieleniem list i dodawaniem kodów kreskowych. Dopiero potem możemy zdigitalizować i wyodrębnić dokument. Kroki te są często zapominane przez społeczeństwo, ale tworzą znaczną część kosztów wydobycia. Sortowanie dokumentów pozwala na większą automatyzację podczas ekstrakcji danych oprogramowania. Mieszanie dokumentów doprowadziłoby do niepotrzebnego ręcznego dodawania danych.
Jeśli planujesz digitalizację dokumentów, zastanów się, jak możesz zwiększyć jakość dokumentów. Możesz poprosić swoich dostawców o dostarczenie dokumentów w formie elektronicznej, co przyspieszy ekstrakcję danych.
Przejście do digitalizacji
Digitalizacja ułatwia sortowanie i wyszukiwanie dokumentów oraz ułatwia tworzenie raportów na podstawie wyodrębnionych metadanych. Raporty te ujawniają następnie więcej możliwości poprawy procesów firmy. Na przykład możemy znaleźć błędy w wyodrębnionych danych od niektórych dostawców – może to być spowodowane problematycznym formatem papieru, który można zastąpić elektronicznym dokumentem PDF. W tym projekcie dowiedzieliśmy się, że niektóre dokumenty były duplikatami lub nie zostały opłacone na czas. Digitalizacja faktur i następujący przepływ pracy mogą pokazać wewnętrzne problemy firmy, takie jak późne zatwierdzanie faktur w niektórych jednostkach.
Ogólnie rzecz biorąc, ten rodzaj projektu jest trudny, maska ekstrakcyjna jest złożona z wieloma indeksami, automatycznymi kontrolami i nie tylko. Konieczne jest również bardzo szybkie przetwarzanie dokumentów i przestrzeganie terminów uzgodnionych z klientem.
NIE TRAĆ Z OCZU TEGO, CO WAŻNE
Dołącz do naszego newslettera i otrzymuj informacje bezpośrednio na swój adres e-mail.
