Dlaczego papier jest najdroższym nośnikiem? Jak możesz uniknąć jego używania?
Podczas digitalizacji dokumentacji firmowej najczęstszą motywacją jest oszczędność kosztów, a następnie automatyzacja procesów. Inne powody zwykle nie są tak znaczące. Pierwszym pomysłem Klienta na tego typu projekt jest rozpoczęcie od zeskanowania istniejącego archiwum dokumentów papierowych.
Jednak digitalizacja może być najcenniejsza w sytuacjach, gdy można całkowicie uniknąć dokumentów papierowych. Papier i manipulacja nim są zwykle najdroższymi opcjami przetwarzania i przechowywania danych.
Digitalizacja procesów księgowych od samego początku
Świetnym przykładem takiego procesu może być manipulacja z zobowiązaniami. Zazwyczaj faktury dochodowe są najpierw skanowane, a następnie w jakiś sposób przetwarzane. Dopiero po pewnym czasie klienci przechodzą do wymagania dokumentów elektronicznych od swoich dostawców. Mimo to te e-dokumenty są zwykle dokumentami nieustrukturyzowanymi. Z pewnością nawet takie podejście do przetwarzania zobowiązań może zaoszczędzić znaczny czas i pieniądze, ponieważ najdroższe zadania są szczegółowo ukryte.
Spójrzmy na przejrzyste porównanie różnych formatów przechowywania i przetwarzania danych. Wykres przedstawia uproszczony proces zarządzania punktami dostępowymi podzielony na wszystkie etapy. Możesz wyraźnie zobaczyć, w jakich krokach klient może zaoszczędzić pieniądze i czas po przejściu z procesu papierowego na fakturę PDF otrzymaną pocztą e-mail. Jeśli klienci przejdą na otrzymywanie dokumentów w ustrukturyzowanej formie, takiej jak iDoc lub EDI, uzyskają jeszcze większą efektywność procesu. Zobacz wykres, aby uzyskać więcej informacji.
Wykres porównuje różne formaty faktur i zarządzanie nimi.
| Faktura papierowa | Faktura elektroniczna bez struktury |
Faktura elektroniczna ustrukturyzowana |
| Otrzymywanie faktury papierowej | Otrzymywanie faktur elektronicznych | Otrzymywanie ustrukturyzowanej faktury elektronicznej |
| Sortowanie, oddzielanie, przygotowywanie do skanowania | NIE | NIE |
| Skanowanie dokumentów | NIE | NIE |
| Wyodrębnianie danych | Wyodrębnianie danych | NIE |
| Przetwarzanie faktury księgowej | Przetwarzanie faktury księgowej | Przetwarzanie faktury księgowej |
| Ponowne razem listy dokumentów pakowania | NIE | NIE |
| Archiwizacja | Archiwizacja | NIE |
Zarządzanie fakturami jest zwykle pierwszym procesem, w którym firma zaczyna od cyfryzacji, ponieważ można ją łatwo wdrożyć. Jest to również pierwszy obszar, który można rozpocząć w punkcie „zerowym”, co oznacza uzgodnienie z dostawcami wysyłania faktur drogą elektroniczną bez konieczności angażowania papieru.
Specyficzna digitalizacja formularzy podatkowych
Możemy znaleźć o wiele więcej innych procesów firmy, które można w pełni zdigitalizować. Dobrym przykładem jest program zatrudnienia, np. wniosek o roczne rozliczenie podatków.
W większości przypadków pracownik wypełnia papierowy formularz wniosku, kierownik działu kadr wykonuje nadzór, skanuje papier i przepisuje odpowiednie informacje do oprogramowania płacowego w celu przetworzenia. Dopiero z tego krótkiego opisu jasno wynika, że ta cyfryzacja nie przyniesie oczekiwanych rezultatów, a wpływ będzie minimalny. Jeśli jednak zaczniesz od digitalizacji na początku i zastąpisz formularz papierowy e-formularzem, zablokujesz korzystanie z papieru od podstaw, a korzyści z tego procesu znacznie wzrosną.
Korzyści z digitalizacji formularzy do rocznego rozliczania podatków:
- Zwiększony komfortdla wszystkich zaangażowanych stron.
- Zmniejszenie liczby błędów ludzkichw formularzu, ponieważ formularze elektroniczne mogą być interaktywne z odpowiednimi kontrolami i pomocą kontekstową.
- Nie ma potrzeby sprawdzania ewentualnych błędów, ponieważ wszelkie błędy są usuwane podczas procesu wypełniania.
- Zwiększona efektywność rocznych rozliczeń rozliczeń podatkowych. Ponieważ dane są dostarczane w ustrukturyzowanej formie, mogą być automatycznie przenoszone do oprogramowania płacowego. Nie ma potrzeby ręcznego przepisywania.
- Zaoszczędzone bezpośrednie koszty papieru, dystrybucja formularzy papierowych do pracowników, a następnie zbieranie formularzy.
Nasz drugi wykres pokazuje różnice w przetwarzaniu papieru i elektronicznych formach rocznego rozliczania podatków.
Wykres porównuje różne formaty wniosków o przetwarzanie rocznego rozliczenia podatków
|
Papierowe żądanie rozliczenia podatkowego |
Wniosek o elektroniczne |
| Drukowanie formularzy + dystrybucja do współpracowników | NIE |
| Pracownik wypełnia formularze papierowe | Pracownicy wypełniają e-formularze |
| Pomoc HR przy wypełnianiu formularzy, dodatkowe objaśnienie wierszy… | NIE |
| Zbieranie wypełnionych formularzy | NIE |
| Sprawdzanie formularzy przez dział płac | NIE |
| Ręczne przepisywanie danych z formularzy do oprogramowania płacowego | NIE |
| Przetwarzanie rocznego rozliczania podatków w oprogramowaniu płacowym | Przetwarzanie rocznego rozliczania podatków w oprogramowaniu płacowym |
NIE TRAĆ Z OCZU TEGO, CO WAŻNE
Dołącz do naszego newslettera i otrzymuj informacje bezpośrednio na swój adres e-mail.
Studium przypadku digitalizacji wniosków o przetwarzanie rocznych rozliczeń podatków pokazuje ogromne oszczędności zasobów
Tegoroczny pilotażowy projekt digitalizacji wniosków o roczne rozliczenia podatków u naszego partnera outsourcingowego dla wybranych klientów pokazuje, że może to być znacząco wartościowy sposób na zaoszczędzenie pieniędzy i czasu dla partnera i jego klientów.
Wiosną 2021 r. wygenerowali ponad 21 000 rocznych rozliczeń i załączonych dokumentów w TULIP. Średnia liczba stron wynosi 5, więc w przybliżeniu zapisali ponad 75 000 list papieru. To 6 000 kilogramów papieru. Tylko dla tego dostawcy oszczędza setki euro na sam papier. Nie wspominając o godzinach pracy dla pracowników partnera i klienta.
rozliczenia roczne i załączone dokumenty w tulip
zapisane listy papieru
kilogramy papieru
Digitalizacja tego procesu to świetny sposób na pomoc działowi HR i zaoszczędzenie czasu, dzięki czemu nie muszą szukać pracowników w swoich biurach do podpisywania dokumentów. W tym czasie pandemii jest to prawie niemożliwe.
Przestaniesz tracić papierowe dokumenty i dewaluować je. Zaoszczędzisz pieniądze, czas, a nawet zasoby naturalne.
Te same zalety można zastosować do digitalizacji faktur i bardziej powszechnych procesów, jeśli w ogóle przestaniesz używać papieru od samego początku określonego procesu. Nie bój się tego robić. Studia przypadków pokazują, że nie ma nic lepszego, co możesz zrobić.
