Nowe spojrzenie na cyfryzację w handlu: Zacznij od solidnych fundamentów

Narzędzia cyfrowe są tylko tak dobre, jak infrastruktura, na której się opierają

Niezależnie od tego, który obszar działalności chcemy zautomatyzować lub jaki system wdrażamy, jedno pozostaje niezmienne: musi działać — płynnie i niezawodnie.

Oczywiście, każda nowa implementacja wiąże się z drobnymi błędami i wyzwaniami. Jeśli jednak problemy są szybko i transparentnie rozwiązywane, zespoły pozostają zaangażowane i wyrozumiałe. Prawdziwe trudności zaczynają się wtedy, gdy podstawowe funkcje przestają działać — i nikt ich nie naprawia.

Wyobraźmy sobie wdrożenie nowej platformy HR, z której pracownicy nie mogą się zalogować lub która działa bardzo wolno. Albo częstszy przypadek — zdalny dostęp do systemu opartego na chmurze, który jest niestabilny z powodu problemów z łącznością. Gdy użytkownicy doświadczają opóźnień, przerw w działaniu czy niskiej wydajności, poziom frustracji rośnie, a każde innowacyjne rozwiązanie oparte na tak kruchych podstawach jest skazane na porażkę.

Przypadek z życia: kosztowna lekcja w rumuńskim magazynie

W jednym z moich wcześniejszych projektów wdrażaliśmy nowoczesny system skanowania w centrum dystrybucyjnym w Rumunii. Celem było zastąpienie ręcznego śledzenia zapasów — prowadzonego na papierze i w Excelu — nowoczesnym rozwiązaniem działającym w czasie rzeczywistym z użyciem przenośnych skanerów. Biznesowy argument był mocny, a klient zainwestował znaczne środki.

System miał wskazywać pracownikom lokalizację produktów, statusy palet i śledzić numery seryjne. Przeszkoliliśmy kluczowych pracowników i zaplanowaliśmy inwentaryzację na weekend. Demo przebiegło bezbłędnie — wszystko zapowiadało się znakomicie.

Jednak dziesięć minut po rozpoczęciu inwentaryzacji sytuacja zaczęła się komplikować. W miarę jak pracownicy oddalali się od frontowej części magazynu, sygnał Wi-Fi słabł — aż całkowicie zanikł. System stał się bezużyteczny. Nie przewidzieliśmy, że zasięg sieci kończył się na pierwszych sektorach magazynu.

Efekt? Inwentaryzacja ręczna, doraźne zatrudnienie dodatkowych osób i poważne załamanie zaufania. Choć problem techniczny został ostatecznie rozwiązany, szkody były już wyrządzone. Klient poniósł dodatkowe koszty infrastrukturalne, a zaufanie pracowników do systemu drastycznie spadło.

Wniosek był prosty: jeśli infrastruktura nie jest stabilna i solidna, nawet najbardziej zaawansowane narzędzia cyfrowe zawiodą. A raz utracone zaufanie pracowników bardzo trudno odbudować.

Nie śpiesz się z zakupem nowych systemów — najpierw zoptymalizuj to, co masz

Częstym błędem jest pogoń za złożonymi, kosztownymi rozwiązaniami, podczas gdy prostsze i tańsze ulepszenia mogłyby przynieść większą wartość.

W wielu przypadkach firmy już dysponują odpowiednimi narzędziami — tyle że są one niewykorzystywane. Zamiast inwestować w nową platformę do integracji danych, kilka dobrze napisanych makr w Excelu mogłoby zautomatyzować ręczne wprowadzanie danych. Może nie wygląda to imponująco na urządzeniach mobilnych i nie robi takiego „efektu wow” — ale działa. I to bardzo dobrze.

Pracownicy często trzymają się przestarzałych metod, bo „zawsze tak to robiliśmy”. Nie zdają sobie sprawy, że to, co pięć lat temu było niemożliwe, dziś można osiągnąć kilkoma kliknięciami. Zanim zainwestujesz w nowe technologie, zatrzymaj się na moment i przeanalizuj obecne procesy. Zaangażuj osobę z zewnątrz, która spojrzy świeżym okiem, zada kilka prostych pytań i prześledzi przebieg pracy. Może się okazać, że to, co dziś zajmuje dwa dni, da się skrócić do kilku godzin — przy minimalnych nakładach.

Nowe cyfrowe zagrożenia w nieoczekiwanych miejscach

Gotowość operacyjna to jedno — ale cyfrowe bezpieczeństwo rozwija się w zawrotnym tempie, a wraz z nim pojawiają się nowe zagrożenia w miejscach, które dotąd nie budziły obaw.

Weźmy na przykład firmowe pojazdy. Świetnie, że mają GPS, zdalny dostęp i funkcje „connected”. Ale co się stanie, gdy te systemy zostaną zhakowane?

Pojawiły się już przypadki, w których luki w aplikacjach takich jak Kia Connect umożliwiały przejęcie kontroli nad pojazdem w kilka sekund. Volkswagen doświadczył wycieku danych, w którym ujawniono historię użytkowania samochodów elektrycznych — wraz z dokładnymi lokalizacjami parkowania.

A teraz wyobraź sobie konkurencję przechwytującą Twoje dane logistyczne lub zdalnie ingerującą w Twoją flotę. Choć może to brzmieć jak science fiction, pokazuje szerszy problem: bezpieczeństwo informacji nie ogranicza się już do tradycyjnych systemów IT. Czas przemyśleć strategie testów penetracyjnych i objąć nimi także te zasoby, które wcześniej uznawano za „poza zakresem” — jak choćby pojazdy zintegrowane z siecią.

Podsumowanie

Jeśli planujesz rozpocząć lub rozwinąć cyfrową transformację swojej organizacji, pamiętaj o trzech zasadach:

• Zacznij od fundamentów IT. Żadne narzędzie nie zadziała na niestabilnej infrastrukturze.

• Kwestionuj dotychczasowe założenia. Być może proste, niskokosztowe zmiany przyniosą największy efekt.

• Zachowaj czujność wobec nowych zagrożeń. Transformacja cyfrowa to nie tylko szansa, ale i nowe podatności — niektóre z nich mogą nadal pozostawać niezauważone.

Strategiczne i pragmatyczne podejście do cyfryzacji pozwala nie tylko uniknąć kosztownych błędów, ale przede wszystkim buduje systemy, którym ludzie ufają i z których chcą korzystać.