Fluktuacja pracowników jest rzeczą naturalną, niezależnie od jakiejkolwiek globalnej depresji. Pracownicy zawsze będą przenosić się na urlop rodzicielski, zmieniać stanowiska pracy lub jeśli masz szczęście być z powodzeniem rozwijającą się firmą, będziesz nadal zatrudniać nowych kolegów. Jak ich zatrudnić w tych „zdalnych” czasach?
Jak zatrudnić w erze „zdalnej”?
Standardowy proces rekrutacji składa się z następujących kroków:
- Publikowanie ogłoszeń
- Zbieranie CV
- Zbliżanie się do wybranych kandydatów
- Rozmowa kwalifikacyjna (ewentualnie z większą liczbą rund)
- Potwierdzenie zatrudnienia wraz z przygotowaniem dokumentacji
- Wysyłanie umowy do nowicjusza
- Podpisanie umowy
- Wysyłanie dokumentacji do biur
- Rozpoczyna się praca dla nowego pracownika.
Ubiegły rok wymusił kilka istotnych zmian w tym procesie. Osobiste spotkania zostały zastąpione wirtualnymi rozmowami. Ale jak uprościć inne kroki, zwłaszcza te, które obejmują wymianę dokumentacji kontraktowej?
Jakie etapy wdrażania mogą być objęte narzędziami cyfrowymi?
Publikowanie ogłoszeń, zbieranie CV i podchodzenie do wybranych kandydatów odbywa się od lat online dzięki sprawdzonym narzędziom, takim jak e-mail czy portale ogłoszeniowe (lub, jeśli masz naprawdę silną markę, możesz publikować apel o nowych pracowników tylko na własnej stronie internetowej).
Osobiste spotkania zostały zastąpione spotkaniami online z narzędziami takimi jak Zoom, Teams czy Skype. Nawet Google odświeżył swoje narzędzie do wideokonferencji i zmienił jego nazwę na Meet podczas pandemii.
Ale co z innymi krokami? Wysyłanie umów za pośrednictwem poczty elektronicznej nie jest najlepszym podejściem, ponieważ nie można uniknąć błędów. Z tego powodu opracowano nowe systemy HR do zarządzania procesem onboardingu na każdym etapie.
W tych chmurowych systemach HR możesz zarządzać:
- Baza kandydatów,
- Onboarding, offboarding, zmiany stanowisk oraz powiązane ze sobą procesy i dokumenty,
- Profile pracowników z umiejętnościami, wykształceniem, certyfikatami, szkoleniami i innymi.
Bardzo często możesz wybrać funkcję i nie używać innych, których nie potrzebujesz. Niektóre platformy zapewniają uproszczone rozwiązania dla firm z sektora MŚP, które nie potrzebują solidnego systemu HR i nie mogą płacić kosztownych wdrożeń i opłat. Rozwiązania te nadal zapewniają pełną obsługę w obszarze onboardingu online. Ogromną zaletą jest to, że wszystkie zaangażowane strony mogą uczestniczyć w procesie. Proces rekrutacji rozpoczyna menedżer HR, a kandydat może wygodnie uczestniczyć z domu, wypełnić swoje dane osobowe i przejrzeć umowę. Przyszły przełożony zapewnia ostateczne zatwierdzenie nowego pracownika, a na koniec dział płac potwierdza rejestrację nowego kolegi.
Ten proces online może również uprościć i automatycznie zlecić inne etapy rekrutacji. Może zarejestrować pracownika do innych systemów – np. systemu zarządzania czasem i obecnością (jeśli są podłączone, lub w przypadku TULIP – jeśli faktycznie istnieje jedna platforma). Taka platforma może nawet pomóc w zaimportowaniu pracownika do portalu Ubezpieczeń Społecznych. Możliwości dostosowania procesów są nieograniczone.
Co mówią o tym menedżerowie HR?
Każdy menedżer HR wie, które zadania zajmują mu dużo czasu i są największym obciążeniem. Dlatego powinny być paliwem zmian procesowych w każdej firmie.
„Zaczęliśmy digitalizować nasze nowe procesy zatrudniania, zanim uderzył w nas Covid, więc ta automatyzacja nastąpiłaby bez względu na wszystko. Dzięki takiemu podejściu bardzo dobrze radzimy sobie z sytuacją pandemiczną. Posiadamy własne rozwiązanie dla procesu onboardingu. Jako firma informatyczna z rozwiązaniem do zarządzania firmą jako kluczową usługą, zawsze zaczynamy od testowania nowych modułów wewnętrznie w firmie dla naszych pracowników. Na razie zarządzamy przede wszystkim procesem nowego zatrudnienia, który obejmuje udostępnianie umowy w zabezpieczonej chmurze i akceptację poprzez zaznaczanie wymaganych pól w zdigitalizowanych formularzach. Posiadamy własne projekty umów i inne powiązane dokumenty ze znakami wodnymi do ochrony. W ten sposób nie musimy wypełniać informacji odręcznie napisanych kandydatem. W TULIP możemy sprawdzić, czy kandydat już otworzył dokument. Jeśli nie, możemy im o tym przypomnieć. Wywiady są przeprowadzane za pośrednictwem Zoom, ale nie możemy się doczekać, aż sytuacja znów się poprawi i osobiście poznamy nowych kolegów. Z drugiej strony, era zdalna daje nam możliwość zatrudniania nowych kolegów w całym kraju bez zmuszania ich do podróży. Jedyne, co nie jest jeszcze sprawnie zarządzane, to podpisy elektroniczne. Ale to jest na rząd.”, mówi nasza menedżer HR, Martina Kovár.
Podpisy elektroniczne, przepisy i ich wpływ na onboarding
Słabym punktem zdigitalizowanej agendy zatrudnienia jest podpisywanie dokumentów. System automatycznie wygeneruje umowę, opis stanowiska pracy i inne załączniki z wypełnionych danych do preferowanego formularza, np.PDF. Jednak w większości przypadków dokument zostanie wydrukowany i fizycznie podpisany. Technicznie możliwe jest złożenie podpisu elektronicznego, ale ustawodawstwo, nawyki i zaufanie nie są tak rozwinięte, aby były praktyczne i godne zaufania w każdej sytuacji. Jest to związane głównie z codziennymi czynnościami, takimi jak procesy administracji bankowej, związane np. z kredytami hipotecznymi.
Niemniej jednak cyfryzacja i automatyzacja agendy onboardingu wciąż wymagają poprawy, inwestowanie w nią na tym etapie jest bardzo cennym aktem. Cały proces rekrutacji zyska efektywność, przejrzystość i komfort dla nowego pracownika.
Chcesz dowiedzieć się więcej o cyfryzacji procesu onboardingu? Skontaktuj się z nami w celu prezentacji modułu TULIP New hire.
CHCESZ WIEDZIEĆ WIĘCEJ?
Dołącz do naszego newslettera a najnowsze informacje trafią prosto do Twojej skrzynki odbiorczej.
