Biuro bez papieru, digitalizacja dokumentów, automatyczne przetwarzanie faktur, księgowość online – jeśli kuszą Cię te trendy, czytaj dalej…
Na pierwszy rzut oka wydaje się oczywiste, że jeśli zaczniemy od automatyzacji i digitalizacji faktur zamiast ich ręcznego przepisywania, zaoszczędzimy czas i pieniądze oraz usprawnimy procesy na każdym poziomie.
… ALE CZY TO PRAWDA?
Zadaj sobie następujące pytania, zanim przejdziesz od razu do ekstrakcji danych:
- Jak wyrafinowane są faktury od Twoich dostawców?
- Jak uprościć procesy digitalizacji faktur?
- Potrzebujesz czegoś więcej niż tylko systemu OCR?
Nie każda firma jest gotowa na biuro bez papieru. Jako dostawca usług cyfrowych chcielibyśmy powiedzieć każdemu klientowi, że jest gotowy i możemy zapewnić mu naszą usługę cyfrową; jednak rzeczywistość jest czasami inna. Dlatego przygotowaliśmy prosty podręcznik dla każdej firmy, aby dowiedzieć się, czy jest gotowa na kompleksową cyfryzację usług księgowych, czy nie.
1. Jak wyrafinowane są faktury od Twoich dostawców?
- Czy faktury od Twoich dostawców są drukowane na papierze o niskiej jakości?
- Czy te faktury łączą różne kolory, czcionki lub logo?
- Czy spędzasz czas na ręcznym wybieraniu faktur, oddzielaniu list lub przyklejaniu kodów kreskowych?
Jeśli odpowiedzi na te pytania brzmią TAK, istnieje duża szansa, że pełna automatyzacja Twoich procesów nie będzie możliwa.
Niskiej jakości papier utrudnia OCR (optyczne rozpoznawanie znaków) prawidłowe rozpoznawanie znaków i liter. Może utknąć na dowolnym znaku lub wyodrębnić go niepoprawnie, np. liczba 8 może być niepoprawnie wyodrębniona jako 0 lub litera B jako litera H.
Co możesz z tym zrobić?
Bądź o krok do przodu!
Jeśli chcesz obniżyć koszty, zacznij od samego początku i poproś swoich dostawców o przesłanie faktur w formie elektronicznej – w formacie PDF, EDI lub innej formie strukturalnej.
Uwaga: Unia Europejska wspiera e-księgowość we wszystkich krajach Unii.
2. Jak uprościć procesy digitalizacji faktur?
Ważne jest, aby wiedzieć, które dane naprawdę musisz wyodrębnić. Czy potrzebujesz tylko danych nagłówka, czy musisz dołączyć wiersze?
Co do zasady wyodrębnianie wszystkich danych z faktury nie jest skuteczne. Skup się tylko na danych, których naprawdę potrzebujesz. W przeciwnym razie proces może być niepotrzebnie trudny i długi, aby uzyskać wyodrębnione dane, które mogą okazać się przydatne. Mniej znaczy więcej.
Wyznacz jasny cel!
Czego oczekujesz od automatyzacji? Chcesz zaoszczędzić na kosztach lub zdigitalizować zarządzanie punktami dostępowymi? Wszystkie odpowiedzi mają wpływ na ostateczną koncepcję rozwiązania.
Jeśli głównym celem jest skonfigurowanie efektywnego przepływu pracy zatwierdzania, wyodrębnianie danych może być niepotrzebnym obciążeniem. W takim przypadku proces zatwierdzania można przygotować jako prostą digitalizację z ręcznym przepisywaniem danych 2-3 pól ogólnych.
3. Czy potrzebujesz czegoś więcej niż tylko systemu OCR?
Przygotuj się na to, że sukces ekstrakcji danych może być za każdym razem inny. Istnieje więcej czynników, które wpływają na wynik:
- Jakość papieru
- Stan skanera diagnostycznego
- Nowe wymagania dotyczące wyodrębnionych pól
- Zmiany legislacyjne (np. nowy poziom VAT)
Wykonaj te zadania przez zewnętrznego dostawcę!
Jeśli zdecydujesz, że zdecydujesz się na e-księgowość, istnieją dwie opcje. Droższym jest zakup własnego oprogramowania OCR. Wygodniejszą i tańszą opcją jest zakup usługi od zewnętrznego dostawcy.
Outsourcing usługi zapewni kompleksowy portfel usług ekstrakcji, w tym sortowanie, przyklejanie kodów kreskowych, skanowanie, przepisywanie błędów i archiwizację faktur. Dokumenty mogą być dostępne dla klienta w ciągu 24 godzin od daty dostawy.
Firmy outsourcingowe zazwyczaj zapewniają cyfrowe procesy zatwierdzania faktur, dzięki czemu otrzymasz pełną obsługę.
Bądź bez papieru – ale naprawdę bez papieru!
Papierowe dokumenty powoli znikają z naszego życia, a trend będzie rósł. Ustawodawstwo potwierdza to, nie żądając papierowych formularzy faktur.
Bądź naprawdę bez papieru dzięki złożonemu przejściu na EDI, ISDOC lub samofakturowanie. Zakończ proces, dodając przepływy pracy wyodrębniania danych i zatwierdzania online. Tylko wtedy Twoje biuro można nazwać paperless.
