Nasz klient
Europejska sieć handlowa PEPCO, oferująca odzież i produkty do gospodarstwa domowego, rozpoczęła swoją działalność 20 lat temu w Polsce. Dziś PEPCO działa w 16 krajach Europy, a TULIP jest kluczowym narzędziem wspierającym procesy wewnętrzne dla 23 tysięcy pracowników.
PEPCO rozpoczęło współpracę z TULIP w 2016 roku na Słowacji i w Czechach, gdzie od tego czasu wykorzystywane są moduły: ewidencji czasu pracy, zarządzania delegacjami służbowymi oraz cyfrowy onboarding.
W tym samym roku do TULIP dołączyły jednostki PEPCO na Węgrzech i w Rumunii – wykorzystując platformę do obsługi zobowiązań księgowych i zarządzania wydatkami. W kolejnych latach TULIP wdrażano w: Litwie, Łotwie, Estonii, Słowenii, Chorwacji, Bułgarii, Włoszech, Hiszpanii i Serbii. Ostatnimi krajami, które dołączyły do systemu w ubiegłym roku, były Niemcy i Austria.
Centrala w Polsce korzysta z TULIP od 2018 roku, gdzie zarządza wszystkimi fakturami kosztowymi poprzez platformę.
Wdrożenie TULIP w krajach
| 2016 | 2017 | 2018 | 2020 | 2021 | ||
| Ewidencja czasu pracy | Słowacja, Czechy |
|||||
| Delegacje służbowe | Słowacja, Czechy, Rumunia | |||||
| Księgowość – zobowiązania (AP) | Węgry, Rumunia, Słowacja, Czechy | Litwa, Łotwa, Estonia, Słowenia, Chorwacja |
Polska, Bułgaria | Hiszpania, Włochy, Serbia |
Niemcy, Austria | |
| Onboarding | Słowacja, Czechy |
Używane moduły
Ewidencja czasu pracy i zarządzanie delegacjami służbowymi w PEPCO
W Czechach PEPCO zarządza obecnością pracowników w 259 sklepach, a na Słowacji – w 136 sklepach. Nasz moduł T&A dla handlu detalicznego uwzględnia wszystkie specyfiki branży: planowanie zmian, strukturę firmy (od zespołów, przez sklepy, po jednostki biznesowe).
W obu krajach PEPCO korzysta również z modułu delegacji służbowych, w którym pracownicy składają wnioski wyjazdowe, a po powrocie wypełniają cyfrowy formularz rozliczeniowy.
Księgowość – faktury kosztowe i zarządzanie wydatkami
Te procesy są już wykorzystywane w 14 krajach działalności PEPCO w Europie. Dla obu operacji TULIP oferuje standardowe ścieżki zatwierdzeń, jednak PEPCO – jako klient premium – posiada indywidualne modyfikacje dostosowane do swojej struktury. Co roku przez TULIP przechodzi ogromna liczba dokumentów, zgodnie z niestandardowymi workflow.
Cyfrowy onboarding – nowy pracownik w chmurze
Na Słowacji i w Czechach PEPCO prowadzi cały proces onboardingu w TULIP. Wspólnie z zespołem klienta opracowaliśmy pełną ścieżkę nowego pracownika w chmurze – formularze i kwestionariusze są zdigitalizowane, co pozwoliło zrezygnować z papierowej dokumentacji, która wcześniej krążyła pomiędzy sklepem, oddziałem i centralą, znacznie wydłużając proces wdrożenia. Dzięki TULIP ten problem został wyeliminowany.
“Usprawniając każdy z tych procesów w TULIP, zyskaliśmy większą efektywność nie tylko w dziale HR, ale również w sklepach.”
Barbora Gvizdová, HR manager, PEPCO Slovakia s.r.o.
Fakty i liczby
- PEPCO korzysta z modułu ewidencji czasu pracy TULIP w biurach i sklepach w Czechach i na Słowacji od 2016 roku.
- W lipcu 2022 moduł T&A został wdrożony w 259 sklepach w Czechach i 136 sklepach na Słowacji.
- Moduł pozwala na wymianę danych płacowych z zewnętrznymi dostawcami usług kadrowych w obu krajach.
- Jednostki w Czechach, na Słowacji i w Rumunii korzystają również z modułu delegacji służbowych oraz onboardingu.
- Pierwsze ścieżki księgowe zostały wdrożone w 2016 r. w PEPCO na Węgrzech i w Rumunii – w tym samym czasie co w Czechach i na Słowacji.
- W 2017 roku dołączyły: Chorwacja, Słowenia, Litwa, Łotwa i Estonia.
- Do 2022 roku moduł księgowy objął wszystkie pozostałe jednostki PEPCO: Polska, Bułgaria, Hiszpania, Włochy, Serbia, Niemcy i Austria.
- Od początku współpracy do czerwca 2022 r. w systemie przetworzono 515 333 faktur, z czego 140 000 w centrali w Polsce.
- W tym samym okresie przetworzono 27 843 rozliczenia kosztów pracowniczych.
- TULIP jest kluczowym narzędziem HR i księgowości dla PEPCO w 2 827 sklepach we wszystkich 16 krajach europejskich, w których działa firma.
Korzyści
- Ujednolicona platforma do zarządzania czasem pracy w PEPCO w Czechach i na Słowacji
-
Oszczędność czasu działów HR
-
Redukcja błędów w danych do naliczania wynagrodzeń
-
Proste planowanie zmian z automatyczną weryfikacją zgodności z przepisami
-
Spójny, usprawniony proces obsługi faktur kosztowych – zatwierdzenia międzykrajowe w jednej platformie
-
Zautomatyzowane zarządzanie delegacjami
-
Znaczne przyspieszenie procesu onboardingu poprzez eliminację obiegu papierowych dokumentów
-
Wszystkie operacje HR i księgowe zintegrowane w jednej chmurowej platformie we wszystkich krajach działalności klienta.
