W zarządzaniu obecnością – jak w przypadku każdej procedury biurokratycznej – pracodawcy często kierują się nadmierną ostrożnością. To prowadzi do tworzenia przyzwyczajeń i mitów, które mogą niepotrzebnie utrudniać pracę działu kadr oraz samych pracowników. Kluczowe jest, aby przedstawiciele firm z branży finansowej, sektora publicznego czy biur, gdzie czas pracy i obecność są stosunkowo proste do zarządzania, nie ulegali tym błędnym przekonaniom. Unikajmy zbędnych i niepożądanych komplikacji.
Najwięcej mitów dotyczy „odbijania się” przy wejściu
Biometria
Czy rejestrujesz obecność za pomocą karty lub odcisku palca? Twój pracodawca może być po prostu nadmiernie ostrożny. Odcisk palca to dane biometryczne i gdy są powiązane z imieniem, nazwiskiem lub innymi danymi, ich przetwarzanie podlega surowym przepisom o ochronie danych osobowych. Przetwarzanie takich danych jest zabronione, chyba że pracodawca spełnia określone wyjątki ustawowe i jest w stanie właściwie uzasadnić potrzebę ich przetwarzania. Dlatego przekonanie, że najlepszym sposobem na zapobieganie nadużyciom w ewidencji obecności jest skanowanie danych biometrycznych, jest mitem i może firmie przynieść poważne problemy.
*Przepisy mogą różnić się w zależności od kraju.
Terminale kartowe
Nie używasz biometrii? Przynajmniej karta. Masz do tego prawo – ale czy to ma sens? Dlaczego pracownik banku lub firmy doradczej miałby się odbijać kartą? Przecież jeśli księgowy nie pojawi się w pracy, szybko to zauważysz – nie ma przestrzeni na oszustwo. Obecnie wiele firm, zwłaszcza technologicznych, dopuszcza pracę zdalną, gdzie obecność rejestrowana jest przez aplikacje mobilne lub chmurowe. Jeśli pracownik ma indywidualne dane logowania i wywiązuje się z obowiązków, nie ma potrzeby fizycznej rejestracji w biurze.
Wymóg obecności fizycznej to również konieczność obsługi terminali, zgubionych kart czy awarii urządzeń – wszystko to generuje niepotrzebne koszty i zamieszanie.
Krótko mówiąc, system ewidencji obecności to nie to samo co system kontroli dostępu. Mogą działać razem, ale też osobno. Jeśli już masz system dostępu do budynku, upewnij się, że obsługuje także nieobecności, nadgodziny i inne wnioski – w przeciwnym razie nie masz pełnego systemu obecności, a dopisywanie danych w Excelu jest mało efektywne.
Porada TULIP:
W TULIP często spotykamy się z tym, że firmy produkcyjne – co zrozumiałe – nadal korzystają z rozwiązań sprzętowych, ponieważ ich praca nie pozwala na elastyczny grafik ani pracę zdalną. Jednak w działach administracyjnych nawet w takich firmach możliwe jest wdrożenie nowoczesnego systemu chmurowego. Coraz częściej firmy posiadają dwa systemy obecności: terminale dla działu produkcji/logistyki i chmurę dla pracowników biurowych.
System obecności to nie drogi i skomplikowany kaprys
Z poprzednim mitem wiąże się kolejny – że firma może spokojnie korzystać z Excela czy papierowej książki obecności, a nowoczesne systemy to domena wyłącznie dużych i bogatych przedsiębiorstw. Tymczasem nawet sektor publiczny i NGO bez problemu działa w chmurze, gdzie za kilkadziesiąt euro miesięcznie można rejestrować obecności, urlopy, a nawet czas poświęcony na projekty oraz eksportować dane do naliczenia wynagrodzeń – bez żmudnego przepisywania danych i ich ręcznego sprawdzania.
Nowoczesne systemy obecności to szybkie, proste aplikacje z automatycznym przetwarzaniem danych i niskim kosztem utrzymania. Choćby dlatego, że nie ma tu kabli, kart czy urządzeń, które mogłyby się zepsuć.
Porada TULIP:
Chmura daje się łatwo dostosować do różnych branż. Wśród klientów TULIP są dziś firmy IT, klasyczne biura, administracja publiczna, fundacje oraz – w dużej mierze – handel detaliczny. To tak specyficzny i rozbudowany sektor, że opracowaliśmy specjalną wersję systemu obecności, dostosowaną do jego realiów – jak nieregularne godziny pracy, rotacja zespołów, planowanie zmian czy zatrudnianie pracowników sezonowych.
System obecności nie musi być osobną instalacją
Szukasz systemu obecności? Najpierw zapytaj obecnego dostawcę IT, czy nie ma go już w swojej ofercie. Możliwe, że korzystasz z narzędzia do dystrybucji pasków płacowych, zarządzania delegacjami lub benefitami i nawet nie wiesz, że obecność można rejestrować w tym samym systemie. Firmy programistyczne coraz częściej tworzą zintegrowane narzędzia obejmujące wiele funkcji. Dzięki temu pracownicy realizują różne zadania w jednej platformie online.
Dział IT, dostawca usług i sami pracownicy podziękują Ci za to, że nie muszą logować się do pięciu różnych systemów, aby wykonać podstawowe czynności.
NIE TRAĆ Z OCZU TEGO, CO WAŻNE
Dołącz do naszego newslettera i otrzymuj informacje bezpośrednio na swój adres e-mail.
