Jak zarządzasz frekwencją swoich pracowników? Jeśli chcesz pozbyć się zbyt wielu trudnych ręcznych arkuszy Excela, dołącz do ery cyfrowej! Jakie systemy obecności są dostępne na rynku i jak wybrać odpowiedni dla swojej firmy?
Jest tak wiele firm, które nadal przesyłają ręczne dowody czasu pracy za pośrednictwem arkuszy Excel, które następnie wykorzystują do procesów płacowych. Jeśli jesteś jedną z tych firm, twoi księgowi prawdopodobnie nie są z tego zadowoleni. Weź również pod uwagę, że jeden prosty błąd może spowodować wiele problemów dla działu księgowości i ogólnie dla całej firmy w odniesieniu do kontroli rządowych. W konsekwencji wiele firm płaci bardzo wysokie kary.
Nowoczesne systemy zarządzania frekwencją, które służą do śledzenia czasu pracy pracowników, mogą pomóc w uniknięciu tego rodzaju problemów.
Ponieważ nie wszystkie firmy potrzebują tego samego rodzaju śledzenia czasu i obecności, jakie jest najlepsze rozwiązanie dla Ciebie?
Śledzenie obecności online – dostęp w dowolnym miejscu i czasie
Czy Twoi pracownicy pracują w zdalnych biurach, mają home office, a nawet mieszkają w różnych krajach? Wybierz system czasu pracy oparty na chmurze (używany online). Dzięki temu rozwiązaniu nie musisz dzwonić przez telefon ani wymieniać wielu e-maili z przełożonym. Kiedy zachorujesz, możesz poprosić o dzień wolny od łóżka z telefonem / komputerem za pomocą kilku kliknięć. Wszystko jest automatycznie rejestrowane w systemie dla działu płac, który używa go do zarządzania odcinkami wypłat.
Nie ma potrzeby podkreślać, jak ważny jest system chmurowy w czasach pandemii. W 2020 roku zdalne połączenie stało się nagle najbardziej wymaganą funkcją w systemach IT.
Połączenie z oprogramowaniem płacowym
Powinno to być częścią nowego systemu zarządzania czasem i obecnością. Grafiki online to jedno, ale połączenie z oprogramowaniem płacowym znacznie ułatwia pracę wszystkim pracownikom, którzy pracują nad odcinkami wypłat firmy. Połączenie może być bezpośrednie z API lub jako niestandardowe pliki eksportu Excel, które można po prostu przesłać do oprogramowania płacowego. Pierwsze rozwiązanie jest wygodniejsze, drugie tańsze.
Karty śledzenia wejścia
Niektóre firmy potrzebują szczegółowego śledzenia obecności. Oto kilka powodów, dla których: zbyt wielu pracowników, przełożeni nie dzielą biura ze swoimi podwładnymi, doszło do nieuczciwych zachowań w odniesieniu do obecności pracowników. Jeśli masz problemy takie jak te wymienione lub po prostu chcesz ich uniknąć, spróbuj użyć kart śledzenia wejścia. Każdy pracownik rejestruje swój czas przyjazdu i wyjazdu z miejsca pracy. Jest to bardzo popularne rozwiązanie dla fabryk, zakładów produkcyjnych lub korporacji zatrudniających setki pracowników. Większość systemów następnie ocenia dane i przetwarza je na potrzeby pasków płacowych. Wiele firm przyciąga biometryczne systemy wejściowe, jednak mogą one być stosowane w szczególnych przypadkach w konkretnych firmach, więc jeśli Twoja firma nie wymaga specjalnej ochrony, nie zalecamy postępowania z biometrią.
Rejestracja negatywnej i pozytywnej obecności
Zanim wyjaśnimy wyrażenia pozytywnej i negatywnej frekwencji, musimy stwierdzić, że nie są to oficjalne prawnie akceptowane terminy. Jednak wielu używa ich do opisania rodzaju RCP, który preferują.
Negatywna frekwencja
Negatywna frekwencja jest wykorzystywana głównie na podstawowych stanowiskach biurowych (zwykle 8-godzinne zmiany, pracownicy w niepełnym wymiarze godzin itp.). Na przykład: jeśli pracownik musi być w pracy 8 godzin dziennie / 5 dni w tygodniu, pracodawca liczy na to, że tam będzie i będzie pracował. Dlatego jedyne, co muszą zarejestrować, to ich nieobecność – negatywna frekwencja. Nie ma śledzenia wejścia, przerw ani śledzenia wyjść.
Jest popularny wśród działów i firm „białych kołnierzyków”.
Pozytywna frekwencja
Pozytywna frekwencja oznacza dokładnie odwrotnie. Pracownik rejestruje się w każdej godzinie pracy. Rejestracja godzin pracy jest zwykle używana dla pracowników produkcyjnych lub fizycznych, dzięki czemu mogą śledzić pracę w godzinach nadliczbowych, pracę w święta państwowe, zasiłek na nocną zmianę itp.
Pozytywna frekwencja może być śledzona do maksimum za pomocą kart wejściowych, ale wystarczy mieć system chmurowy, w którym pracownicy śledzą każdy szczegół swojej obecności.
Dzięki tym kryteriom możesz wybrać odpowiedni system obecności dla potrzeb Twojej firmy. Jest ich tak wiele.
TULIP to platforma oparta na chmurze, która nie korzysta z kart śledzenia wejścia, dlatego jesteśmy najlepszym rozwiązaniem dla firm z tak zwanymi pracownikami „białymi kołnierzykami”, którzy nie muszą być śledzeni przez każdy ruch i wolą rejestrować negatywną frekwencję. Jeśli jesteś zainteresowany TULIP, skontaktuj się z nami.
CHCESZ WIEDZIEĆ WIĘCEJ?
Dołącz do naszego newslettera a najnowsze informacje trafią prosto do Twojej skrzynki odbiorczej.
