Nowa normalność w zarządzaniu czasem i frekwencją

Dwie główne zmiany – elastyczność i dostępność. Te aspekty rzuciły się do naszego życia zawodowego jak burza w zeszłym roku. Cóż, nie dla wszystkich. Wiele firm już działa na tych zasadach. Głównie w kreatywnych branżach takich jak IT lub marketingu, ponieważ są to umysły, które są bardziej otwarte na trendy i postępowe wizje. Dziś nawet prawnicy, ekonomiści, księgowi czy urzędnicy świadczą swoje usługi zdalnie. Najprawdopodobniej jest to tak zwana „nowa normalność”, co oznacza trwale ustalone zmiany w społeczeństwie.

Dla wewnętrznych procesów firmy oznacza to większą automatyzację i cyfryzację, mniej papieru. Więcej chmury, mniej sprzętu. Więcej swobody, mniej godzin „przychodząco/ wychodzących”. Czy to nie brzmi zbyt optymistycznie? Może. Ale jest to jedna z niewielu pozytywnych zmian, które przyniosła pandemia covid, więc dlaczego nie podkreślić tego?

Jaka jest więc nowa normalność w zarządzaniu czasem i frekwencją? Co stało się priorytetem w tym obszarze?

Zakończonie z biometrią

Tak, wiemy, że nie ma zastosowania w wytwórniach i fabrykach. Ten segment jeszcze przez jakiś czas nie porzuci systemów sprzętowych zegara. Ale jako dostawca systemu Time&Attandace, od czasu do czasu jesteśmy proszeni o dostarczenie rozwiązania biometrycznego firmom „białych kołnierzyków”, w których pracownicy pracują jako urzędnicy z 40-godzinnym tygodniem pracy. Kiedyś na spotkaniu biznesowym zostaliśmy zapytani przez hr managera klienta o to, jak powinna poradzić sobie z tym, że jej kolega przyszedł do pracy o 08:05, ale miał pracować od 8:00. Cóż, naprawdę trudno jest odpowiedzieć na tego rodzaju pytania, ponieważ dla wielu firm elastyczność i zaufanie są kluczowym elementem w życiu ich firmy. Nie wspominając już o tym, że „spóźniony” pracownik z poprzedniej historii był kierownikiem sprzedaży. Powinni mieć elastyczność w swojej obecności, a ich ocena ma opierać się na zupełnie innych rzeczach niż 5-minutowe opóźnienie w wejściu do biura.

Zeszłoroczna uwaga mediów w pewnym momencie skupiła się na USA i Indiach, gdzie niektóre ważne instytucje odwołały zarządzanie frekwencją za pomocą systemów biometrycznych z wymaganym dotykiem. Zrozumiałe jest, że zrobiono to ze względów higienicznych, aby pomóc w powstrzymaniu rozprzestrzeniania się wirusa. Nowojorski Departament Policji lub Nowojorski Urząd Transportu Metropolitalnego były tymi, które zostały wymienione, jednak uważamy, że do tego kroku podchodzi znacznie więcej instytucji. Te przypadki są dobrym przykładem tego, dlaczego chmura jest pierwszym wyborem do zarządzania czasem i obecnością – jest bezpieczna i niezawodna. Weź pod uwagę przechowywanie danych po stronie dostawcy, brak instalacji lokalnej i dostępność 24/7 z dowolnego urządzenia z połączeniem internetowym i nie ma wątpliwości, że chmura była wyborem numer jeden na długo przed covidem i „nowa normalność” właśnie wzmocniła swoją pozycję.

Elastyczność w czasie pracy

Wspomnieliśmy już o elastyczności, ale spójrzmy na szczegóły. W czasach, gdy zalecane jest home office, elastyczność w czasie pracy powinna być z tym zgodna. Zatrudnieni ludzie z dziećmi w domu lub inni członkowie rodziny, którzy wymagają specjalnej opieki, potrzebują elastyczności. Każdy rozsądny pracodawca rozumie, że z poniedziałkowym terminem naprawdę nie ma znaczenia, czy dokumentacja jest przygotowywana w sobotę, jeśli masz inne obiektywne powody, aby nie pracować pełne 8 godzin w piątek.

Na podstawie niektórych badań istnieją dane, że osoby z elastycznym czasem pracy czują się zdrowsze, bardziej zrelaksowane i mają lepszy sen. Pracownicy ci są bardziej wartościowi dla firmy, więc jest to sytuacja korzystna dla obu stron.

Z badań Workmonitor przeprowadzonych przez firmę Randstad w Czechach wynika, że 58% Czechów natychmiast reaguje na wiadomości służbowe i rozmowy telefoniczne poza czasem pracy, a w 17% przypadków czują się zmuszeni przez przełożonych do pracy podczas wakacji. Badania te przeprowadzono w 34 krajach, a Czechy można wymienić jako typowego przedstawiciela, ponieważ ich wyniki były średnią wszystkich zebranych danych.

Łączenie życia osobistego i zawodowego działa w obie strony. W 77% przypadków ludzie odpowiedzieli, że zajmują się swoimi sprawami osobistymi podczas pracy. W ten sposób przejawia się i wdraża elastyczność. Badania pokazują, że pasuje do wszystkich zaangażowanych stron.

Co to oznacza dla systemów czasu pracy i obecności?

Dwie główne zmiany – elastyczność i dostępność. Być może obecna sytuacja z pracą w biurze domowym nie będzie ostatnią. Ludzie są istotami społecznymi, a my chcemy wrócić do naszych rytuałów i spotkań. Ale proszenie kolegów o powrót do starych systemów „czasu wejściowego / wyjściowego” i codziennego transportu do biura i myślenie, że zapomną o wolności, którą mieli przez ostatnie miesiące, może być poważnym błędem. I wielu menedżerów HR i liderów zespołów zdaje sobie z tego sprawę. Być może nowe pokolenie cyfrowych nomadów rośnie właśnie teraz, więc powinniśmy stworzyć dla nich odpowiednie kreatywne środowisko pracy.