Najlepsze praktyki dotyczące automatyzacji księgowości

Ewolucja działalności księgowej w ciągu ostatnich kilku lat jest dobrym przykładem tego, jak technologia wpływa na sposób, w jaki radzimy sobie z rutynowymi zadaniami, które zwykle wiążą się z wysokim ryzykiem błędu, gdy są wykonywane przez osoby fizyczne, nie trzeba dodawać, ile czasu zajmują. Jakie są zatem najlepsze praktyki w zakresie zarządzania danymi finansowymi i dokumentacją?

Wyeliminuj błędy ludzkie i usuń niepotrzebne procedury administracyjne

1. Wyeliminuj podstawowe błędy ludzkie – możesz to osiągnąć za pomocą faktur elektronicznych. Faktury papierowe są już od pewnego czasu passé, a faktury są wymieniane elektronicznie za pośrednictwem poczty elektronicznej lub za pośrednictwem zabezpieczonej platformy chmurowej. Dzięki takiemu podejściu nie zgubisz już papierowych dokumentów w biurze i będziesz mógł dotrzymać terminów płatności.
2. Pozwól technologii poradzić sobie z rutynowymi czynnościami – użyj OCR (optyczne rozpoznawanie znaków), aby wyodrębnić i zweryfikować dane z dokumentów księgowych. Nie przepisuj ich ręcznie do swoich systemów. Zautomatyzowane wyodrębnianie danych pozwoli zaoszczędzić znaczną ilość czasu.
3. Upewnij się, że wszyscy są na tej samej stronie– użyj ujednoliconego systemu przepływu pracy księgowej, aby lepiej śledzić status każdego działania i usunąć wszelkie nieporozumienia dotyczące statusu zatwierdzenia lub poziomu odpowiedzialności. Wartościowe szkolenia to kolejne kluczowe elementy zaangażowania pracowników. Dobrze jest je nagrać i zapewnić pracownikom w chmurze możliwość ponownego obejrzenia w dowolnym momencie.
4. Usuń niepotrzebne czynności administracyjne – Chodzenie od biura do biura przy każdym zatwierdzeniu dokumentu? Prawie niemożliwe w czasie zwykłego home office. Zaoferuj swoim pracownikom możliwość wprowadzania swoich wydatków lub innego rodzaju wniosków online.
5. Nie poświęcaj dobrze działających obszarów lub oprogramowania, aby ulepszać innych- korzystaj z elastycznych rozwiązań online. TULIP, ze swoim modułem TULIP Accounting pomaga klientom zdigitalizować cały proces AP, co prowadzi do zwiększenia pracy księgowej i odciążenia ich od niepopularnych zadań. Korzystanie z TULIP nie jest zależne od konkretnego oprogramowania księgowego.
6. Samo zapisanie dokumentu nie wystarczy– musisz mieć stały dostęp do całego przepływu związanego z tym konkretnym dokumentem, a obecna technologia oferuje teraz taką możliwość.

Szokujące liczby dotyczące papieru – 74% firm w Czechach nadal drukuje faktury

Z badań przeprowadzonych w Czechach w marcu 2021 r. wynika, że 74 proc. respondentów przyznało, że nadal drukuje faktury przychodzące.

Statystyki możemy potwierdzić własnymi doświadczeniami z biznesem w całej Europie, nie tylko w Czechach. Co sprawia, że liczba ta jest szokująca? Fakt, że faktury są tworzone online (zwykle w formacie PDF), drukowane, podpisywane, a następnie ponownie skanowane i wysyłane do klienta.

Dla jednego kroku firma drukuje dokument papierowy, który jest używany przez kilka minut, jeśli nie sekund.

Archiwizacja e-dokumentu z podpisem elektronicznym w większości przepisów jest całkowicie w porządku. Nie musisz nawet podpisywać faktury. Dlaczego tak wiele firm je drukuje? Odpowiedzią jest, że wielu pracowników nie jest zaznajomionych z przepisami i robią to na wszelki wypadek, aby upewnić się, że prawidłowo wykonują ten proces.

Jeśli tak jest również w Twojej firmie, może być lepiej jeśli kierownictwo ustanowi nowe ogólne zasady. Jeśli solidnie nie zabronisz drukowania faktur (przychodzących lub wychodzących) i składania ich do fizycznych archiwów, w efekcie nie zdołasz porzucisz tego niefortunnego nawyku nawet na jakiś czas.

Istnieje wiele specjalistycznych rozwiązań informatycznych do zarządzania AP, więc korzystaj z nich bez obaw o automatyzację.

Ekstrakcja danych z faktur – jak zwiększyć wskaźnik sukcesu?

Po pierwsze, nie ufaj dostawcy, który gwarantuje 100% ekstrakcji danych. Jest to po prostu niemożliwe. Istnieje wiele czynników, które mają wpływ na wskaźnik powodzenia ekstrakcji danych. Jeśli wykluczymy jakość i technologię samego OCR (która może być różna), wskaźnik powodzenia ekstrakcji danych zależy od:

Czy widzisz, ile jest zmiennych?

Ponadto utrzymanie faktur jest trudne z innego powodu –faktury są nieustrukturyzowane. Może się zdarzyć, że dwie faktury mają różną strukturę, nawet jeśli pochodzą od tego samego dostawcy, np. całkowity koszt może pojawić się na różnych stronach dokumentu z powodu różnej liczby wierszy.

Opiszmy przykład:

Wyobraź sobie fakturę, którą twój kolega otrzymuje w momencie delektowania się przekąską. Będzie trzymał dokument nie do końca czystymi rękami, kładł go na stole i jadł na nim (kiedyś otrzymaliśmy fakturę, na której widniał wyraźny odcisk podeszwy buta). Dokument ten zostanie później zeskanowany do systemu i wyodrębniony. Tak naprawdę nie będzie możliwe wyodrębnienie 100% danych z dokumentu.

Nawet przy idealnie czystym dokumencie system może mieć problem z rozpoznaniem 0 z 8, litery B z numeru 8, E z F itp. Nie może więc wyodrębnić danych dla 100%. Dlatego wiele systemów OCR jest skonfigurowanych w logice, że jeśli system nie jest pewien znaku, dokument zostaje wstrzymany i nie można go przetworzyć do następnego kroku. Wymagana jest weryfikacja zapewniona przez człowieka. Członek zespołu ds. walidacji musi zapewnić kontrolę nad dokumentem, ocenić go i ręcznie przepisać niezidentyfikowany znak. Dopiero po tej kontroli dokument może zostać wysłany do następnego kroku.

Nowe technologie pojawiają się każdego dnia, uczenie maszynowe można zaprogramować tak, aby powtarzające się faktury od jednego dostawcy były automatycznie rozpoznawane, ale prawda jest taka, że systemy IT wciąż gubią kontekst, który jest jasny tylko dla ludzi.

Czym możemy doskonale zarządzać za pomocą rozwiązań IT w obszarze księgowości?:

• Elektroniczne dostarczanie faktur
• Wyodrębnianie danych
• Zatwierdzanie przepływu pracy
• Automatyczna rezerwacja
• Uczenie maszynowe dla powtarzalnych dostawców i towarów (TULIP posiada samouczący się algorytm automatyzacji parowania faktur)

Na jakie ludzkie zadania wpływa automatyzacja księgowości i w jaki sposób?

Co przyniesie nam korzystanie z tych nowych technologii? Otóż wszystko, czego pracodawca wymaga od rozwiązań IT:

Chcesz zdigitalizować swoje księgowe przepływy pracy i zautomatyzować zatwierdzanie faktur? Poproś o prezentację demonstracyjną platformy TULIP Accounting: